Word – Inhaltsverzeichnis aus Ebene 1, 2 und 5

Viele juristische Dokumente bestehen aus einer Mischung aus nummerierten Überschriften und nummerierten Textabsätzen. Das sieht so aus:

18.10.2015_ 0000

Korrekt müsste man hier eine Nummerierung aufbauen, die für die ersten beiden Ebenen Überschriften, für die beiden folgenden Ebenen Textabsätze, dann wieder eine Überschrift verwendet. Das habe ich hier beschrieben. Häufig wird das aber nicht gemacht, sondern von erster bis neunter Ebene sind alles Überschriften – warum auch immer, es wird gemacht. Wenn man sich das Dokument mit aktivierter Anzeige für die Formatvorlagen in der Normalansicht anschaut, sieht es dann so aus:

18.10.2015_ 0001

Und jetzt soll ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden – das ist dann genauso lang wieder Text selber. Sie müssen das Inhaltsverzeichnis auf die Ebenen reduzieren, die tatsächlich Überschriften sind. In meinem Beispiel sind das die Ebenen 1, 2 und 5. Alle anderen Ebenen sind Texte.

  • Verweise | Inhaltsverzeichnis | Inhaltsverzeichnis einfügen
  • “Optionen” anklicken
  • Überschrift 1: 1
    Überschrift 2: 2
    Überschrift 3 und 4: löschen
    Überschrift 5:3

Das sieht dann so aus:

18.10.2015_ 0002

Mit OK bestätigen.

Wenn Sie sich mit ALT+F9 das Inhaltsverzeichnis als Feldfunktion anzeigen lassen, sehen Sie:

18.10.2015_ 0003

{TOC \o “1-2” \h \z \u \t “Überschrift 5;3”}

Nach dem Schalter \o werden die beiden ersten Überschriftsebenen angegeben, die fünfte Überschriftsebene wird nach dem Schalter \t angegeben. Die Schreibweise ist:

\t “Formatvorlage;Ebene”

Sie müssen nachschauen, ob bei Ihnen Komma oder Semikolon als Trennung verwendet wird. Dokumentiert bei Microsoft ist ein Komma, bei mir ist es regelmäßig ein Semikolon auf verschiedenen Systemen.

Sind es mehrere Ebenen, die noch folgen, ist die Schreibweise so:

18.10.2015_ 0004

\t “Formatvorlage1;Ebene1;Formatvorlage2;Ebene2;Formatvorlage3;Ebene3”

Hinweis für die Tüftler und Bastler: es funktioniert  nicht, wenn man \o “1-2;5;8” angibt. Weder mit Semikolon noch mit Komma – das habe ich natürlich auch ausprobiert. Die weiteren Überschriftsebenen müssen mit dem Schalter \t eingeleitet werden.

Es gibt einen gravierenden Nachteil bei diesem Verfahren, wenn man in der mehrsprachigen Umgebung arbeitet. Die Formatvorlagen werden hinter \t mit ihrem kompletten Namen angegeben – also “Überschrift 5”. In einem englischen (oder anderssprachigen) Word gibt es aber keine “Überschrift 5”, sondern “Heading 1” oder sonst was. Word läuft also in einen Fehler, wenn das Dokument in einem anderssprachigen Office geöffnet wird.

Abhilfe schaffen hier Alias-Namen für die Formatvorlagen. Klicken Sie in der Formatvorlagenanzeige auf “Ändern” und tippen Sie hinter den Namen ein Semikolon gefolgt von einem Namen – zum Beispiel H5 oder Header5. Tipp: Vermeiden Sie Umlaute und andere Sonderzeichen.

Anschließend können Sie schreiben \T “H5;3;H8;4”

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