Excel – Liste auswerten (3)

Die Pivot-Tabelle von gestern ist schon ganz brauchbar. Allerdings war der Wunsch, dass sich die Tabelle zumindest beim Öffnen aktualisieren soll. Das geht über die Optionen der Pivot-Tabelle.

  • PivotTable-Tools | Optionen | Optionen (ganz links)
  • Register: Daten
  • Aktivieren Sie “Aktualisieren beim Öffnen der Datei”

Achtung! Ich würde das nicht automatisch bei jeder Pivot-Tabelle einschalten. Viele Pivots sollen “eingefroren” bleiben. Überlegen Sie also gut, ob Sie tatsächlich eine Aktualisierung haben wollen oder nicht. Und nochmal der Hinweis: unsere Pivot-Tabelle basiert auf einer formatierten Tabelle, nur darum wird jeder neue Datensatz auch in die Pivot-Tabelle aufgenommen, sobald sie aktualisiert wird.

Der zweite Wunsch war ein vereinfachtes Auswählen der Konten. Ich habe ursprünglich einfach den Berichtsfilter verwendet. Aber den haben die Kollegen nicht gefunden, keiner wusste, wie man ein anderes Konto anzeigen lässt. Deutlicher sichtbar ist der Datenschnitt. Er kann mit oder ohne Berichtsfilter verwendet werden. Wir haben uns entschieden, beide zu verwenden: der Berichtsfilter quasi als Überschrift, der Datenschnitt zur Auswahl.

  • PivotTable-Tools | Optionen | Datenschnitt einfügen
  • “Konto” aktivieren
  • Mit OK bestätigen
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Angezeigt wird ein kleines Fenster mit allen Konten. Es kann sein, dass alle Konten gezeigt werden oder nur eines. Links oben sieht man den Zustand, wenn nur ein Konto gezeigt wird; rechts darunter den Zustand für alle Konten. Das Symbol “Filter löschen” sorgt dafür, dass alles gezeigt wird.

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Mit gedrückter STRG-Taste können Sie mehrere Konten markieren und anzeigen lassen.

Das Datenschnitt-Fenster lässt sich beliebig auf dem Blatt verschieben, es kann vergrößert und verkleinert werden.

Und die letzte Frage war noch, wie man die Daten zu einem Konto per Mail weitergeben kann, ohne die gesamte Datenliste mitzuschicken. Sie erinnern sich? Pivot-Tabellen können sehr verräterisch sein! Es gibt nur eine Lösung: Die gesamte Pivot kopieren und als “Nur Werte” auf einem neuen Blatt einfügen.

  • Stellen Sie die aktive Zelle in die Pivot-Tabelle
  • Drücken Sie STRG+A
  • Kopieren
  • in einem neuen Blatt “Start | Einfügen | Werte mit Quellformatierung”
    17.10.2015_ 0011

 

 

Die Datei zum Üben gab es im ersten Teil zum Download.

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