Excel – Liste auswerten (1)

Eine lange Liste mit Ausgaben soll nach Konten dargestellt werden. Ziel ist es, die Daten nur einmal zu erfassen und dann aus dieser unsortierten Liste schnell die Daten pro Konto zu ermitteln.

Ich stelle Ihnen eine Lösung mit einer Pivot-Tabelle vor, um zu zeigen, dass Pivot nicht unbedingt mit Berechnungen zu tun haben muss – gerechnet wird hier nur die Gesamtsumme. Außerdem will ich zeigen, dass eine Pivot-Tabelle wie eine “normale” Tabelle aussehen kann.

Die Basistabelle soll nicht verändert werden – Sortieren, Teilergebnisse einfügen oder Filtern sind nicht möglich. Wegen der Fülle der Konten ist es nicht realistisch, alle Daten direkt auf den Kontenblättern zu erfassen.

Beginnen wir mit der Liste, in der die Daten erfasst werden. Sie hat sechs Spalten: Beleg-Nr, Konto, Datum, Text, Betrag und Bemerkungen. Die Beleg-Nr. ist in meinem Beispiel eine simple Nummerierung, könnte aber auch eine Rechnungsnummer sein.

17.10.2015_ 0000

Die Tabelle soll dynamisch sein – sie soll sich erweitern, wenn weitere Daten am Ende hinzufügt werden. Damit stelle ich sicher, dass auch die Pivot-Auswertungen sich immer weiter ergänzen. Darum wird die Tabelle als “Formatierte Tabelle” angelegt. In einer formatierten Tabelle werden neue Datensätze immer aus der letzten Zelle des letzten Datensatzes mit der Tabulator-Taste erzeugt – in meinem Beispiel ist das in der Spalte F oberhalb des Ergebnisses.

  • Die aktive Zelle steht in der Liste
  • Start | Als Tabelle formatieren – suchen Sie sich eine Farbgebung aus
  • Tabellentools | Entwurf
    Vergeben Sie einen “Tabellenname” (bei mir: Gesamtübersicht)
    Aktivieren Sie die Ergebniszeile

Das ist die Vorarbeit. Jetzt kommt die Pivot-Auswertung für das erste Konto. Dieses Blatt kopiere ich später, um es für alle weiteren Konten zu verwenden. Die aktive Zelle steht wieder in der Liste.

  • Tabellentools | Entwurf | Mit Pivot-Table zusammenfassen
  • Der Name ist der Tabellenname, den Sie oben vergeben haben
    17.10.2015_ 0001
  • Die Pivot-Tabelle wird auf einem neuen Blatt angelegt: “Neues Arbeitsblatt”, das ist Standard.
  • Bestätigen Sie mit OK.

Auf dem Pivot-Tabellenblatt ziehen Sie jetzt die Spaltenbeschriftungen aus der Feldliste ganz oben nach unten in die vier Bereiche:

  • (1) “Konto” in den Berichtsfilter
  • (2) Spalten bleiben leer
  • (3) “Belegnummer”, “Datum”, “Text” und “Bemerkungen” in die Zeilenbeschriftung
  • (4) “Betrag” in die Werte

17.10.2015_ 0002

Im Feld “Werte” sollte jetzt stehen “Summe von Betrag”. Falls dort “Anzahl von Betrag” angezeigt wird, klicken Sie auf den Auswahlpfeil rechts daneben und wählen Sie “Wertfeldeinstellungen”. Schalten Sie um auf “Summe” und bestätigen Sie alles.

Wir erhalten unsere Rohfassung der Pivot-Tabelle:

17.10.2015_ 0003

Und ja – damit kann man nichts anfangen. Das muss noch formatiert werden. Im spannendsten Moment hören alle Folgen auf – diese auch. Bleiben Sie dran! Morgen kommt Teil 2.

Datei zum Üben und MItmachen (Excel 2010, gezippt): PivotKonten

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