Outlook – Adressen als Excel-Liste

Bis Outlook 2010 konnten Sie Adressen nach Excel exportieren mit “Datei | Öffnen | Importieren | In Datei exportieren”. Angeboten wird dann unter anderem das Dateiformat “Excel 97-2003”.

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Fragen Sie mich jetzt bitte nicht, warum wir “Öffnen | Importieren” wählen müssen, wenn wir etwas exportieren möchten … Logisch ist was anderes.

Fragen Sie mich auch nicht, warum es in Outlook 2013 nicht mehr möglich ist, Adressen als Excel-Tabelle zu exportieren.

Offiziell heißt es, dass man nicht länger den Export nach Excel 97-2003 unterstützen kann. Das ist verständlich. Aber warum man uns nicht den Export nach Excel 2007-2013 anbietet, bleibt ein Geheimnis.

Jedenfalls: Export nach Excel geht bis Outlook 2010, danach nicht mehr. Aber schon der Export in Outlook 2010 ist etwas umständlich. Es gibt eine weitere Methode, die auch in Outlook 2013 funktioniert.

Dazu müssen Sie:

  • In Outlook die Kontakte in Tabellenform anzeigen,
  • die Spalten für die Adressfelder sinnvoll einrichten,
  • alles kopieren
  • und in Excel einfügen

Die Tabellenform in Outlook ist schnell eingerichtet und kann dauerhaft für alle weiteren Export-Arbeiten verwendet werden. Rufen Sie Ihren Kontaktordner auf und wählen Sie “Start | Aktuelle Ansicht | Ansichten verwalten”. Klicken Sie auf “Neu …”, wählen Sie als Ansichtentyp “Tabelle” und vergeben Sie einen Namen. Worauf Sie die Ansicht anwenden, ist nicht so wichtig – ich wähle meistens “Alle Ordner des Typs Kontakt”, damit ich in allen Kontaktordnern damit arbeiten kann.

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Nach dem Bestätigen mit OK erscheint der Dialog für die Einstellungen. Wichtig sind nur die Spalten – klicken Sie auf “Spalten …”.

Auf der rechten Seite sehen Sie die aktuellen Spalten, links sind die verfügbaren, in der Mitte gibt es die Schaltflächen zum Hinzufügen und Entfernen von Spalten.

Zuerst sollten Sie aufräumen. Markieren Sie rechts die Spalten, die Sie nicht brauchen – wie Telefonnummern, das Symbol oder die Kennzeichnung – und wählen Sie jeweils “Entfernen”.

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Dann klappen Sie die Liste bei “Verfügbare Spalten auswählen aus” auf und lassen sich die “Adressfelder” anzeigen. Stellen Sie jetzt alles zusammen: Straße, PLZ, Ort, eventuell auch Postfach, Land/Region. Entscheiden Sie dabei jeweils, welche Angeben Sie brauchen: die Felder aus “Adresse geschäftlich”, aus “Adresse privat” oder aus “Adresse Sonstige”.

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Verwenden Sie keinesfalls das komplette Feld “Adresse geschäftlich”!
In diesem Fall können Sie keinen ordentlichen Export nach Excel machen, weil die Angaben nicht mehr spaltenweise nebeneinander stehen. In Excel wird das gesamte Feld “Adresse” auf zwei Zeilen untereinander aufgeteilt – da passt dann gar nichts mehr zusammen.

Als nächstes brauchen Sie die Felder für die Namensbestandteile Anrede, Vorname, Nachname, Namenszusatz und so fort. Suchen Sie die Felder aus “Namensfelder” aus:

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Wenn Sie noch weitere Angaben brauchen, müssen Sie die Felder aus den übrigen Listen aussuchen.
Zum Schluss sortieren Sie die Spalten noch in einer sinnvollen Reihenfolge. Markieren Sie die Spaltennamen auf der rechten Seite, wählen Sie “Nach oben” oder “Nach unten”. Sie können die Anordnung auch noch später in der Tabellenansicht ändern, indem Sie die Spaltenköpfe einfach mit der Maus nach links oder rechts verschieben.

Bestätigen Sie zweimal mit OK bis Sie wieder im Dialog “Alle Ansichten verwalten” sind. Klicken Sie dort auf “Ansicht übernehmen”.

In der Listenansicht markieren Sie jetzt die Adressen

  • STRG + A, wenn alle Adressen übernommen werden sollen
  • STRG + Einzelklick für einzelne Adressen
  • Klick + SHIFT + Klick für einen Adressblock

Drücken Sie entweder STRG+C für das Kopieren oder klicken Sie die rechte Maustaste innerhalb der Markierung und wählen Sie “Kopieren”.

Rufen Sie Excel auf, klicken Sie in die erste Zelle der Tabelle und wählen Sie mit rechter Maustaste “Einfügen” oder drücken Sie STRG+V.

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