Outlook – Regeln (3)

Eine weitere Regel dreht sich um das Formatieren von Mails – ankommende Mails einer bestimmten Person sollen farbig hervorgehoben werden.

Das Formatieren wird nicht über die Regeln vorgenommen, wie ich Sie Ihnen gestern und vorgestern gezeigt habe, sondern über die Ansichten.

  • Klicken Sie auf “Ansicht | Ansichtseinstellungen”
  • Im Dialog wählen Sie “Bedingte Formatierung”
  • Klicken Sie auf “Hinzufügen”

Ich habe eine Regel, mit der ich einen Kennzeichnungsstatus und eine Farbe kombiniere. Der Kennzeichnungsstatus wird über die “Fähnchen” gesetzt. Ich nutze das Feld “Kennzeichnung” zum Beispiel für den Hinweis “Drucken” – und bevor jetzt irgendwer nach papierlosem Büro schreit: ich organisiere viele Reisen, wenn ich unterwegs bin und keinen Drucker zur Verfügung habe. Wenn ich dann wieder daheim bin, drucke ich Reservierungen, Fahrkarten etc. aus. So sieht die Kennzeichnung aus:

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Aufbauend auf diesem Hinweis färbe ich die Mails noch grün ein.

Der Name ist “Drucken”, die Schriftfarbe ist “grün”. Die Bedingung ist erreichbar mit Klick auf “Bedingung”.

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Wählen Sie dann das Register “Erweitert” und klicken Sie auf “Feld | Häufig verwendete Felder”. Suchen Sie “Kennzeichnung” und markieren Sie es. Wählen Sie als Bedingung “enthält” und tragen Sie als Wert “Drucken” (bzw. Ihren Begriff) ein.

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Bestätigen Sie die Wahl mit “Zur Liste hinzufügen”. Alle Dialoge mit OK bestätigen.
Das kann man noch weiter ausbauen. Es sollen nur die Mails grün hervorgehoben werden, die die Kennzeichnung “Drucken” haben und die noch nicht als “Erledigt” gekennzeichnet sind. Sobald ich die Mail als “Erledigt” markieren, soll die grüne Schriftfarbe nicht mehr zugewiesen werden.
Dazu brauche ich bei den Kriterien eine zweite Regel:

Feld: Kennzeichnungsstatus | Bedingung: ungleich | Wert: Erledigt

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Ebenfalls “Zur Liste hinzufügen” anklicken und alles bestätigen.

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