Word – Formate schützen

Formatvorlagen sind nur solange gut, wie sie auch verwendet werden. Wenn sich nicht durchsetzen lässt, dass die Bearbeiter sich an die Vorgaben halten, können Sie die Formate auf die erlaubten Formatvorlagen beschränken. Sinnvoll ist das beispielsweise, wenn die Dokumente außerhalb Ihrer Firma ergänzt werden müssen. Innerhalb einer Firma sollte es eigentlich nicht notwendig sein, mit so drastischen Mitteln eine Formatierung durchzusetzen.

Die Formatvorlagen müssen vorbereitet werden, die erlaubten Formate müssen in den Formatvorlagen gekennzeichnet werden und alle anderen werden gesperrt.

Mit der Sperrung werden alle manuellen Formate wie “Start | Schriftart” oder “Start | Absatz” gesperrt. Sie müssen also alle üblichen Formatierungen wie Fett, Kursiv oder Unterstrichen als Formatvorlage anlegen. Auch Kombinationen von Fett und Kursiv müssen vorhanden sein, wenn Sie sie brauchen. Vergessen Sie nicht die Absatzformate wie Rechtsbündig oder Zentriert.

Nachdem alle Formatvorlagen angelegt sind, rufen Sie mit Klick auf den Menüpfeil bei “Start | Formatvorlagen” den Aufgabenbereich für die Formatvorlagen auf. Klicken Sie unten auf “Formatvorlagen verwalten”.

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  1. Markieren Sie alle Formatvorlagen mit “Alle auswählen”
  2. Sperren Sie erst einmal alle Formatvorlagen mit “Einschränken”
  3. Markieren Sie jetzt die erlaubten Formatvorlagen und wählen Sie “Zulassen”
  4. Aktivieren Sie “Nur zulässige Formatvorlagen” und blocken Sie eventuell noch die Möglichkeiten, das Design umzustellen – damit verhindern Sie, dass der Anwender andere Farbzusammenstellungen wählt.

Mit OK alles bestätigen. Sie können noch ein Passwort vergeben, damit niemand die Sperre unbefugt aufheben kann.

Das Einschränken begrenzt nicht nur die Formatierung, auch diese Befehle sind nicht mehr wählbar (ohne Anspruch auf Vollständigkeit!):

  • Das Übertragen von Formaten mit dem Format-Übertragen-Pinsel
  • Setzen von Tabulatoren im Lineal
  • Beim Seitenlayout das Erstellen von Spalten, das Einfügen von Abschnittsumbrüchen (neue Abschnitte sind also nicht mehr möglich!) sowie das Ändern der Seitenfarbe und der Seitenrahmen
  • Formatieren als WordArt
  • Einfügen von Initialen

Ich empfehle, die Formatsperre nur dann einzuschalten, wenn das Dokument Ihren Platz verlässt und der nächste Bearbeiter für Sie unkalkulierbar ist. Kommt das Dokument zurück, nehmen Sie das Häkchen wieder heraus.

Ausführlicher lesen Sie im Lexikon, wie das Sperren funktioniert.

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