Word – Adressliste zu Excel (1)

Viele Adresslisten werden in Word begonnen. Stellt sich das dann irgendwann als unhandlich heraus, soll dann alles zu Excel übertragen werden.

Der einfachste Weg ist:

  1. Tabelle in Word markieren
  2. Kopieren
  3. In Excel einfügen

Das funktioniert sehr gut, wenn die Tabelle in Word korrekt angelegt ist: jeder Eintrag steht in einer Spalte, jede Adresse besteht aus einer Zeile und alle Adressen haben die gleiche Anzahl von Spalten.
Schwierig ist es, wenn der Aufbau davon abweicht. Diese Adressliste besteht aus drei Spalten: Vorname, Name, Adresse. In der Spalte “Adresse” stehen Straße und Ort mit einer Absatzmarke getrennt untereinander.

24.03.2014_ 0000

Nach dem Kopieren und Einfügen in Excel kommt das dabei heraus:

24.03.2014_ 0001

Excel interpretiert die Absatzmarke als Trennzeichen zur folgenden Zelle. So landen Straße und Ort in zwei getrennten Zellen untereinander. Die Orte haben keinen Zusammenhang mit dem Adressdatensatz.
So bereiten Sie die Word-Tabelle für die Übernahme vor:

  1. Ersetzen Sie die Absatzmarken durch ein Sonderzeichen, das in den Adressen sonst nicht vorkommt.
    • Start | Bearbeiten | Ersetzen
    • Suchen nach: ^p
      Oder stellen Sie den Cursor in das Suchenfeld, klicken Sie auf “Erweitern”, dann auf “Sonderformat” und wählen Sie “Absatzmarke.
    • Ersetzen durch: /
      Oder ein anderes Sonderzeichen wie Semikolon.
    • Klicken Sie auf “Alle ersetzen”
  2. Markieren Sie die Tabelle, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Excel ein.

    24.03.2014_ 0003

  3. Teilen Sie jetzt die Spalte am Sonderzeichen auf.
    Achtung! Wenn die rechts angrenzende Spalte (bei meinem Beispiel die Spalte D) nicht leer ist, müssen Sie zuerst eine leere Spalte zwischen C und D einfügen. Sie brauchen Platz für den zweiten Teil der Adresse und Excel würde bestehenden Inhalt überschreiben!
    • Markieren Sie in Excel die Spalte “Adresse”.
    • Wählen Sie “Daten / Text in Spalten”.
    • Gewählt sein muss “Getrennt”, klicken Sie auf “Weiter”
    • Aktivieren Sie als Trennzeichen “Andere” und tippen Sie daneben Ihr Sonderzeichen ein (in meinem Beispiel der Schrägstrich /).
    • Klicken Sie auf “Fertig stellen”.

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Im Anschluss können Sie noch Postleitzahl und Ort auf dem gleichen Weg trennen. Wählen Sie als Trennzeichen das Leerzeichen.

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Morgen zeige ich Ihnen, wie Sie eine Adressliste nach Excel transportieren, die wie Etiketten in Word erfasst wurden.

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  1. Quiztime – Adressliste aufbereiten Lösung | Pia Bork - Office Training München

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