Word – Adressliste zu Excel (2)

Häufig werden Word-Adresslisten wie Etiketten aufgebaut:

24.03.2014_ 0006

Kann man daraus noch irgendwas Brauchbares für Excel machen? Ja, wenn die Adressen einigermaßen vergleichbar sind.Mein Beispiel hat jeweils vier Zeilen für eine Adresse, alle Adressen beginnen mit der Anrede, gefolgt von Titel und Name, der Straße und Postleitzahl mit Ort.

Der erste Schritt ist die Anordnung von neben- zu untereinander. Markieren Sie die rechte Spalte, schneiden Sie sie aus und fügen Sie sie unter der linken Spalte ein. Ziel muss sein, eine einzige Spalte zu erhalten, in der alle Adresse untereinander stehen.

Ersetzen Sie anschließend alle Absatzmarken durch ein Sonderzeichen, wie ich es gestern gezeigt habe. Ich entscheide mich für den Schrägstrich /.

So müsste die Tabelle in Word jetzt aussehen:

24.03.2014_ 0007

Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten:

  1. Kopieren Sie die Tabelle nach Excel und verwenden Sie wieder “Daten / Text in  Spalten” wie wir es gestern gesehen haben.
  2. Oder teilen Sie die Tabelle in Word auf.

In Word müssen Sie zuerst die Tabelle mit den Sonderzeichen in Text verwandeln und dann wieder in eine Tabelle:

  1. Wählen Sie “Tabellentools | Layout | In Text konvertieren”.
    Der Text wird getrennt durch “Absatzmarken”.

    24.03.2014_ 0008

  2. Sie erhalten so viele Zeilen wie Adressen vorhanden sind, jede getrennt durch eine Absatzmarke von der nächsten. Lassen Sie die Adressen markiert.

    24.03.2014_ 0009

  3. Wählen Sie “Einfügen | Tabelle | Text in Tabelle umwandeln”.  Aktivieren Sie “Text trennen bei: Andere” und tragen Sie Ihr Sonderzeichen ein (bei mir der Schrägstrich):

    24.03.2014_ 0010

Die Anzahl der Spalten ermittelt Word, sobald Sie das korrekte Trennzeichen angegeben haben. Nach dem Klick auf OK haben Sie eine Tabelle, die Sie jetzt einfach markieren, kopieren und in Excel einfügen können.

24.03.2014_ 0011

Die Grenzen können Sie sich sicherlich denken:

  • Den Titel von Vorname und Name zu trennen ist nicht automatisch möglich. In meinem kleinen Beispiel gibt es “Dr.” und “Prof. Dr.” – es könnte auch ein “Prof.” dabei sein oder ein “Dipl.-Ing.”.
    Hier ist Handarbeit angesagt.
  • Vor- und Nachname lassen sich nur trennen, wenn alle Leute einen Vornamen und einen Nachnamen mit einem Wort haben. Das Aus sind Namen wie “Pia Andrea Barbara Bork” oder “Helene Lütke Stockdiek” oder “Jan Groote Holtmann”, eine “Iris Freifrau von Sandfels” oder “Ritter Oskar von und zu Wolkenstein”.
  • Mischungen aus persönlichen Adressen wie oben mit Firmenanschriften sind auch schwierig – hier ist viel Kontrolle notwendig!

2 Kommentare

  1. Noch schneller geht es, wenn man sofort auf Layout/Data/Convert to text geht und gleich danach auf Insert/Table/Convert text…. Also ohne vorher in Word die Paragraphen zu ersetzen. Bei convert text gibt man die benötigte Spaltenanzahl an, z.B. 4, und Word trennt die untereinander stehenden Absätze automatisch richtig.

    • Danke für die schnellere Variante! Das Ausschneiden einer Spalte wird damit auch überflüssig. Ich werden den Artikel in den nächsten überabeiten.

      Wer die deutsche Word-Version hat:
      In der Adresstabelle auf “Layout | Daten | In Text konvertieren” klicken, dann bei “Text trennen durch” die “Absatzmarken” markieren – mit OK bestätigen.
      Alles markiert lassen und sofort auf “Einfügen | Tabelle | Text in Tabelle umwandeln”, dann bei “Spaltenzahl” die notwendige Zahl eintragen – zum Beispiel 4.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*