Outlook – Aufgabe vorformuliert

Täglich soll eine Liste mit Tätigkeitsberichten ausgefüllt werden. Das wurde bislang über eine Excel-Tabelle gemacht, soll aber jetzt komplett innerhalb von Outlook gelöst werden. Wir haben eine einfache Lösung gewählt:

  • Eine Aufgabe mit einer Tabelle
  • Die Aufgabe als Vorlage (.oft) speichern

So sieht die Aufgabe aus:

16.04.2015_ 0000

Wir haben es uns einfach gemacht und die Tabelle in Excel erstellt und formatiert. Dann wurde die Tabelle markiert und in die Aufgabe eingefügt.

Die Aufgabe wird mit “Datei | Speichern unter” als Dateityp “Vorlage .oft” gespeichert. Der Speicherort kann der Vorlagenordner der anderen Office-Vorlagen sein; Sie können die Vorlage aber auch auf dem Desktop ablegen.

16.04.2015_ 0001

Mit einem Doppelklick auf der .oft-Datei wird immer eine neue frische Kopie der Aufgabe erstellt. Wenn Sie die Aufgabe neu erstellen und speichern, wird mit dem nächsten Doppelklick wieder eine neue leere Aufgabe erstellt.

Die .oft-Datei kann mit rechter Maustaste auf das Outlook-Symbol in der  Taskleiste gezogen und somit dort angehängt werden. Dann ist der Zugriff einfacher. Das habe ich hier schon einmal beschrieben.

Ab sofort geht es dann so:

  • Doppelklick auf der .oft-Vorlage oder Rechtsklick auf dem Outlook-Symbol in der Taskleiste und Klick auf der Vorlage
  • Aufgabe ausfüllen
  • Aufgabe speichern

Die Aufgabe wird im Ordner “Aufgaben” gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie wieder die Vorlage verwenden, erstellen Sie eine neue Aufgabe.

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