Word – Namensliste formatiert

Aus einer sehr umfangreichen Excel-Liste mit mindestens 30 Spalten soll ein “hübsches” Namensverzeichnis erstellt werden. Dabei sollten Name, Vorname und Titel in einer Zeile fett gedruckt und darunter in der folgenden Zeile die Institution erscheinen. Nach einem Absatzwechsel soll dann der nächste Datensatz folgen.
Das Ganze soll so aussehen:

DE_20.04.2014_S017

Das erreicht man über den Seriendruck vom Typ “Verzeichnis”.

  • Erstellen Sie mit “Sendungen | Seriendruck starten | Verzeichnis” auf einem leeren Blatt ein Serienhauptdokument für ein Verzeichnis.
  • Verbinden Sie es mit der Datenquelle, der Excel-Tabelle.
  • Fügen Sie die Seriendruckfelder für Name, Titel und Vorname in der ersten Zeile ein. Schließen Sie die erste Zeile mit SHIFT+ENTER ab.
  • Fügen Sie in die Zeile darunter das Seriendruckfeld für die Institution ein und beenden Sie mit zweimal ENTER.
  • Formatieren Sie die erste Zeile – zum Beispiel Fett.

Ihr Serienhauptdokument soll jetzt so aussehen:

DE_20.04.2014_S018

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Beachten Sie die Grundlagen des Verzeichnisses!

Sie dürfen keine weiteren Texte dazuschreiben – jeder Text wird für jeden Datensatz wiederholt. Eine Überschrift kann nur in die Kopfzeile gesetzt werden.

Sie dürfen nicht das Feld “Nächster Datensatz” verwenden!
Sie dürfen nur einen Datensatz vorgeben! Füllen Sie keinesfalls die gesamte Seite mit dieser Anordnung.

Führen Sie jetzt Hauptdokument und Adressen zusammen mit “Sendungen | Fertig stellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten”.

Um zwischen die einzelnen Datensätze eine begrenzende Linie zu bekommen, können Sie nicht einfach “Rahmenlinie unten” verwenden. Die erscheint erst am Ende der Seite! Gehen Sie so vor:

  • Markieren Sie im Hauptdokument den Datensatz und den folgenden leeren Absatz.
  • Wählen Sie “Start | Absatz | Rahmen” und verwenden Sie “Innere horizontale Rahmenlinie”.
  • Verbinden Sie jetzt das Hauptdokument mit den Adressen.

Alle Artikel zum Seriendruck-Verzeichnis finden Sie im Word-Lexikon unter dem Stichwort “Verzeichnisse (Seriendruck, Sendungen)”.

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