Office – Signaturzeile

Ab Office 2007 finden Sie in allen Programmen unter “Einfügen” die Signaturzeile. Damit können Sie ein Dokument als abgeschlossen kennzeichnen und garantieren, dass es nicht verändert wurde. Bei einer Änderung wird die Signatur entfernt.

Eine Standardsignatur ist in Office immer dabei – sie ist ohne Verifizierung des Benutzernamens und signalisiert lediglich, dass das Dokument seit der Signatur nicht mehr geändert wurde. Ob aber der genannte “Signierer” tatsächlich der ist, der er zu sein vorgibt, können Sie damit nicht sicher erkennen.
So sieht die Signatur in einem Word-Dokument aus. Statt des getippten Namenszuges können Sie auch eine eingescannte Unterschrift verwenden.

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In den Informationen zur Datei sehen Sie den Status als “Signiert” und als “Abgeschlossen”. Im Kopfbereich der geöffneten Datei wird in einer gelb markierten Zeile angegeben, dass das Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet ist.

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Klicken Sie auf “Datei | Signaturen anzeigen”, um im Aufgabenbereich die Signatur zu sehen. Details zur Signatur werden eingeblendet, wenn Sie im Aufgabenbereich auf den Auswahlpfeil neben dem Signaturnamen klicken. Wählen Sie dann “Signaturdetails”.

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Sie sehen hier den Namen desjenigen, der signiert hat – es gibt aber bei einer einfachen Signatur keine Kontrolle über den Signierer. Mit Klick auf “Ansicht” werden Details wie die Laufzeit der Signatur angezeigt.
Sie können Signaturen kaufen, damit geht eine Verifikation des Namens oder der Mailanschrift einher. Es gibt mehrere Dienste, die das anbieten. Einfache Signaturen kosten rund 20 – 30 Euro pro Jahr und lassen sich nur die Mailanschrift bestätigen. Soll die Identität per Personalausweis bestätigt werden, ist das komplizierter und kostet mehr.

Wird ein signiertes Dokument trotz Signatur geändert, wird die Signatur entfernt. Damit ist zu erkennen, dass sich das Dokument nicht mehr im gleichen Zustand wie zum Zeitpunkt der Signatur befindet. Dabei bleibt aber der reine Text unter dem Dokument bestehen! Aber unter “Datei | Informationen” ist keine Signatur mehr vorhanden, der Aufgabenbereich für die Signaturen ist leer.

Eine Signatur wird in diesen Schritten eingefügt:

Klicken Sie auf “Einfügen | Signaturzeile”. Füllen Sie im folgenden Dialog alles aus: Name, Position wie z. B. IT-Trainer sowie die Mailanschrift.

Damit ist die Signatur noch nicht vollzogen! Es wird ein leerer Signaturbereich eingefügt. Sie können noch einen Hinweis für denjenigen eintragen, der die Signatur vornimmt.

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Klicken Sie den Signaturbereich im Dokument mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Signieren”.
Bestätigen Sie den nächsten Hinweis mit OK.
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Sie sehen unter der gelben Informationszeile den Text, der im ersten Dialog als Anweisung für den Signierer eingegeben wurde.
Neben dem X können Sie Ihren Namen eintippen oder eine eingescannte Unterschrift als Bild einfügen.
Mit Klick auf “Ändern” können Sie ein anderes Zertifikat wählen, falls Sie mehrere verwalten.
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Zum Schluss wird noch angezeigt, dass die Signatur erfolgreich war und dass das Dokument nur solange als signiert gilt, bis es geändert wird.

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Hier sehen Sie ein Dokument, das mit einer eingescannten Unterschrift signiert wurde:

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In einem signierten Dokument, das nicht weiter geschützt ist, kann jeder auf “Trotzdem bearbeiten” klicken. Dann macht eine Meldung darauf aufmerksam, dass jetzt die Signatur entfernt wird:

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