Excel – Textlisten auswerten

Pivot-Tabellen werden normalerweise für Berechnungen erstellt – aber es gibt auch Textlisten, die immer wieder neu sortiert und ausgewertet werden müssen. Beispielsweise muss eine Liste mit Referenten, Kursnamen und Räumen nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden. Welcher Dozent hält welche Kurse, in welchen Räumen findet wann was statt und so fort. Es ist nicht effektiv, die Ursprungsliste immer wieder umzusortieren.

Schneller geht es so:

  1. Zuerst wird aus der Ursprungsliste eine formatierte Tabelle gemacht: “Start | Als Tabelle formatieren”. Welches Format Sie verwenden, ist gleichgültig.

    Meine Ursprungstabelle sieht so aus:

    05.05.2014_ 0000

  2. Stellen Sie die aktive Zelle in die Ursprungstabelle und wählen Sie “Einfügen | PivotTable”. Platzieren Sie die Pivot-Tabelle auf einem neuen Blatt.
  3. Als erste Pivot-Tabelle erstelle ich eine Sicht nach Datum.

Das ist das erste Ziel:

05.05.2014_ 0002

Ordnen Sie die Felder so an:

05.05.2014_ 0001

Für “Zeilen” verwende ich Datum, Serminarleiter, Kurs und Raum; “Spalten” bleibt leer” und als “Werte” nehme ich “Teilnehmer”.

Stellen Sie die aktive Zelle in die Pivot-Tabelle. Wählen Sie dann “Pivottable-Tools | Entwurf | Berichtslayout”. Ich habe als Layout gewählt “In Tabellenformat anzeigen”, dann habe ich auf dem gleichen Register unter “Teilergebnisse” alle Teilergebnisse nicht anzeigen lassen und bei “Gesamtergebnisse” auch das Gesamtergebnis deaktiviert.

Diese fertige Pivot-Tabelle wird kopiert und in den folgenden Tabellen kann die Anordnung geändert werden: statt “Datum” kann der “Raum” (1) oder der “Seminarleiter” (2) das führende Merkmal sein.

Sie können pro Pivot-Tabelle ein neues Blatt anlegen oder mehrere Pivot-Tabellen auf einem Blatt platzieren.

05.05.2014_ 0003

Ändern sich Daten in der Ursprungstabelle, gehen Sie in eine der Pivot-Tabellen und wählen Sie “Pivottable-Tools | Analysieren” und klicken Sie auf den Auswahlpfeil unter “Aktualisieren”. Wählen Sie “Alle aktualisieren”. Damit werden alle vorhandenen Pivot-Tabellen in dieser Arbeitsmappe auf einen Rutsch aktualisiert.

Vorteil dieses Vorgehens:

  • Die Ursprungstabelle bleibt unverändert, Sie fügen einfach neue Einträge unten an.
  • Auswertungen und Sortierungen sind fest in den Pivot-Tabellen hinterlegt und die können jeweils schnell mit einem Befehl alle gleichzeitig aktualisiert werden.
  • Ausdrucke sehen alle gleich aus – die Pivottabellen sind alle identisch formatiert.

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