Excel – Dropdownliste dynamisch

Mit dem Befehl “Daten | Datengültigkeit” können Sie für eine Zelle eine Liste an erlaubten Einträgen vorgeben.

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Wählen Sie “Liste” und tragen Sie die Werte ein. Für Zelle B1 sollen nur die Städte München, Ulm, Hamburg und Berlin erlaubt sein:

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Die Werte werden durch Semikola voneinander getrennt. Allerdings ist diese Liste sehr unflexibel. Ändern sich Werte, müssen Sie jeweils den Dialog erneut aufrufen und Einträge ergänzen oder löschen.

Flexibler sind Sie mit einer Liste auf dem Tabellenblatt.

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Damit es gleich korrekt und immer anwendbar ist, gehen Sie so vor:

  • Schreiben Sie die Liste auf ein eigenes Tabellenblatt – meines heißt “System”
  • Legen Sie die Liste mit “Daten | Formatierte Tabelle” als intelligente Tabelle an; die Tabelle hat Überschriften.
  • Bleiben Sie in der formatierten Tabelle und wählen Sie “Tabellentools | Tabellenname”; vergeben Sie einen Namen (meiner heißt “Orte”).
  • Markieren Sie den Bereich von A2 bis A5 (also alles ohne die Überschrift) und wählen Sie “Formeln | Namen definieren”. Geben Sie dem Bereich einen Namen (ich nenne den Bereich “Ortsliste”).

Der Namensmanager muss jetzt anzeigen: Name “Ortsliste”, Bereich “Arbeitsmappe” und Bezieht sich auf “=Orte[Orte]”.

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“Bezieht sich auf” zeigt den Namen der Tabelle an (Orte) und den Namen der Spalte (ebenfalls Orte).

Bevor wir weitermachen eine kurze Erklärung dieses Vorgehens.

  1. Mit der formatierten Tabellen wird der Bereich erweitert, wenn Sie Städte ergänzen. Dafür gibt es am Ende der Liste (rechts unterhalb von Berlin) das kleine Dreieck-Symbol – es zeigt das Ende der aktuellen Liste. Trage ich direkt darunter eine weitere Stadt ein, erweitert sich die Liste automatisch.
  2. Der Name sorgt dafür, dass ich die Liste auf einem anderen Blatt unterbringen kann als meine Datenüberprüfung. Es muss übrigens tatsächlich ein Name über den Namensmanager sein – nur die formatierte Tabelle zu benennen hilft leider nichts.

Jetzt wechsle ich zurück auf das Tabellenblatt, für das ich die Liste als Vorgabe einrichten will. Markieren Sie die Zelle (oder die Zellen), die die Vorgabe bekommen soll. Wählen Sie “Daten | Datenüberprüfung: Liste”. Als Quelle tragen Sie den Namen ein =Ortsliste.

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Achtung! Sie dürfen als Quelle nicht den Namen der formatierten Tabelle verwenden, sondern den Namen, den Sie im Namensmanager vergeben haben.

Wenn sich jetzt auf dem Tabellenblatt die formatierte Tabelle mit den Orten ändert, wird die Liste der Datenüberprüfung sofort mit geändert.

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