Excel – Portoberechnung 2

Gestern habe ich die Formeln gezeigt – heute geht es um Datenüberprüfung und Formate.

Spalte A für die Bezeichnung soll die beiden Einträge “Brief D” und “Brief International” zur Auswahl anbieten. Markieren Sie A2 und wählen Sie “Daten | Datenüberprüfung”. Lassen Sie zu “Liste” und tippen Sie in “Quelle” die beiden Begriffe getrennt durch ein Semikolon ein.

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Aber es gibt eine Besonderheit. Ich möchte andere Einträge zulassen, denn in seltenen Fällen kommt es vor, dass ein Einschreibebrief versandt wird oder ein Päckchen. Da das zu selten ist, um es zu automatisieren, haben wir entschieden, eine manuelle Eingabe zu erlauben. Das soll den Anwendern mitgeteilt werden.

Wechseln Sie auf “Eingabemeldung” und geben Sie einen Hinweis. Zum Beispiel “Ungewöhnliche Versandformen bitte von Hand eintragen”.

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Diese Meldung wird immer angezeigt, wenn eine Zelle in Spalte A markiert wird. Das sieht dann ähnlich wie ein Kommentar in Excel aus:

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Damit der Anwender nicht durch einen Fehler daran gehindert wird, muss auf dem Register “Fehlermeldung” auf den Typ “Informationen” umgestellt werden.

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Tragen Sie auch hier eine Meldung ein, dass der Anwender die Bezeichnung und dann auch das Porto von Hand eintragen muss. Der Typ “Informationen” verhindert nicht, dass abweichende manuelle Einträge gemacht werden können – er informiert den Anwender lediglich.

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Der Anwender kann die Meldung mit OK quittieren und seinen Eintrag (wie Paket) verwenden. Der SVERWEIS aus Spalte D liefert jetzt den Fehler #NV zurück und der Anwender muss das Porto von Hand eintragen.

Die Zellen in Spalte B können mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat “0 g” formatiert werden. Markieren Sie B2 und wählen Sie den Auswahlpfeil bei “Start | Zahl”. Auf dem Register “Zahlen” markieren Sie “Benutzerdefiniert”. Tragen Sie als Typ ein 0 “g”.

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Als Hilfe für die Spalte C (Menge) hinterlege ich noch eine Meldung, dass man statt eine 1 einzutragen, die Zelle auch leer lassen kann.

Markieren Sie die Zellen in C und wählen Sie “Daten | Datenüberprüfung”. Auf dem Register “Einstellungen” lassen Sie jeden Wert zu, auf dem Register “Eingabemeldung” schreiben Sie “Für 1 lassen Sie die Menge leer.” Eine Fehlermeldung gibt es nicht.

Der Anwender erhält jetzt einen Hinweis, wenn er auf eine Zelle in Spalte C klickt.

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Bei einer formatierten Tabelle, wie ich sie hier verwende, werden die Formate, Datenüberprüfungen und Formeln automatisch weitergeführt, wenn die Tabelle am Ende mit der Tabulatortaste erweitert wird. Es ist also nicht notwendig, 100 Zellen nach unten zu markieren oder Formeln nach unten auszufüllen. Drücken Sie einfach in der letzten Zelle der Tabelle (das ist die mit kleinen Dreieck unten rechts) auf die Tab-Taste.

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