Word – Inhaltsverzeichnis (5)

Gestern habe ich erklärt, dass nicht nur Überschriften, sondern auch Absätze mit einer Gliederungsebene im Inhaltsverzeichnis erscheinen.

  • Der Dialog “Optionen für das Inhaltsverzeichnis” zeigt, woraus ein Inhaltsverzeichnis standardmäßig gebildet wird: Formatvorlagen Überschrift 1 bis 3 und Gliederungsebenen. Was passiert, wenn Sie die Inhaltsverzeichnisebenen 1 und 3 löschen, so dass nur neben der “Überschrift 2” noch eine 2 für die Inhaltsverzeichnisebene steht?

Haben Sie gesehen, dass dann nur noch die Überschriften zweiter Ebene erscheinen? Und alle Texte mit Gliederungsebene 2.

  • Was müssen Sie tun, wenn Sie in die Formatvorlagen “Titel” und “Untertitel” im Dokument verwendet haben und die ebenfalls im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen?

Wenn Sie durch den Dialog “Optionen für das Inhaltsverzeichnis” rollen, sehen Sie alle Formatvorlagen, die sich überhaupt für ein Inhaltsverzeichnis eignen – unter anderem auch “Titel” und “Untertitel”.

Wenn der Titel wie eine Überschrift erster Ebene im Inhaltsverzeichnis erscheinen soll, muss er die Ziffer 1 bekommen. Und der Untertitel ebenfalls – oder eine Ziffer 2, damit er wie eine Überschrift der zweiten Ebene formatiert wird.

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    Dabei gibt es eine Besonderheit: Sobald Sie Formatvorlagen einschließen, deren Absatzformat als Gliederungsebene “Textkörper” hat, können Sie die Option “Gliederungsebenen” nicht mehr aktivieren.
    Um andere Formatvorlagen in das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen, gibt es also immer zwei Möglichkeiten:

    1. Sie weisen im Dialog “Optionen im Inhaltsverzeichnis” die Inhaltsverzeichnisebene zu
    2. oder Sie weisen der Formatvorlage das Absatzformat “Gliederungsebene” ab erster Ebene zu

    Genauso verfahren Sie auch, wenn Sie selber definierte Formatvorlagen im Inhaltsverzeichnis verwenden wollen. Definieren Sie entweder bereits in der Formatvorlage die Ebene oder weisen Sie sie im Dialog “Optionen für das Inhaltsverzeichnis” zu.

    Beispielsweise habe ich eine Formatvorlage “Anhang” definiert: Der Text soll Fett und Zentriert sein und wie eine Überschrift erster Ebene im Inhaltsverzeichnis behandelt werden.

    Erstellen Sie einen Absatz mit einem “Dummy”-Text und formatieren Sie ihn:

    • Markieren Sie den gesamten Absatz mit der Absatzendemarke und weisen Sie das Zeichenformat “Fett” zu.
    • Wählen Sie “Start | Absatz”
      • Ausrichtung: Zentriert
      • Gliederungsebene:
        Ebene 1
      • Abstand vor: 0 pt
      • Abstand nach: 10 pt
      • Zeilen- und Seitenumbruch: Seitenumbruch oberhalb
    • Bestätigen Sie die Einstellung mit OK
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    Lassen Sie den Cursor im Absatz stehen. Rufen Sie mit “Start | Formatvorlagen” den Aufgabenbereich “Formatvorlagen” auf.

    • Klicken Sie ganz unten auf das Symbol “Neue Formatvorlage”
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    • (1) Vergeben Sie einen Namen
      (z. B. “Anlage”)
    • (2) Korrigieren Sie eventuell noch Formate wie Schriftart, -größe oder -farbe. Sie können auch auf die Schaltfläche “Format” unten klicken und weitere Formate ändern.
    • Entscheiden Sie, ob die Formatvorlage nur in diesem Dokument zur Verfügung stehen soll oder in der zugrundeliegenden Dokumentvorlage. Letzteres geht nur, wenn Sie Schreibzugriff auf die Vorlage haben.
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    Anschließend können Sie jeden Absatz mit dieser Formatvorlage formatieren und wie gewohnt ein Inhaltsverzeichnis erstellen, dass alle Gliederungsebenen umfasst.  Die Anlagen erscheinen dann im Inhaltsverzeichnis.

    Zum Nachdenken

    • Sie bekommen ein fremdes Dokument und erstellen ein Inhaltsverzeichnis. Oh Schreck – der gesamte Text wird im Inhaltsverzeichnis angezeigt. Woran kann das liegen?
    • Erstellen Sei ein Inhaltsverzeichnis, wie es Standard ist: Überschrift 1 bis 3 und alle Gliederungsebenen. Lassen Sie sich im Text mit ALT+F9 die Feldfunktion anzeigen. Sie sehen: 10.07.2014_ 0010
      Die Schalter am Ende lauten h z u – was passiert, wenn Sie u löschen, mit ALT+F9 das Inhaltsverzeichnis wieder anzeigen lassen und es dann mit F9 oder rechter Maustaste aktualisieren?

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