Outlook – Anmerkungen zur Mail

Ich suche schon lange eine Möglichkeit, Notizen zu einer Mail zu verfassen. Ich kann eine Mail zu einer Aufgabe machen – aber damit sehe noch lange nicht im Posteingang, was ich mir zu dieser Mail merken wollte oder was ich noch tun will oder schon getan habe. Ich kann unabhängig eine Notiz schreiben – noch unpraktischer. Ich kann die Mail nach OneNote senden – das will ich nicht, dann muss ich ja wissen, dass die Mail dort ist. Nichts ist für mich wirklich praktisch. Grummel … Aber heute in einem Kurs zum Dokument-Management-System Worksite habe ich mit Teilnehmern die dort üblichen Spalten für Anmerkungen besprochen und überlegt, ob Outlook nicht etwas Vergleichbares bietet. Dabei bin ich heute auf die Spalte “Kennzeichnung” gestoßen. Sie kennen dieses Feld aus dem Dialog “Kennzeichnen”. Wenn Sie eine Mail mit einer Fahne kennzeichnen und dabei die Option “Benutzerdefiniert” wählen, erscheint dieser Dialog: 07.11.2014_ 0000 Im Feld “Kennzeichnung” werden feste Kennzeichnungstexte wie “Follow up” oder “Zur  Nachverfolgung” angeboten, Sie können hier aber auch eigene Texte erfassen. Diese Option  “Kennzeichnung” lässt sich auch als Spalte einblenden.

  • Wählen Sie im Posteingang oder in den Gesendeten Objekten “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Spalten”
  • Wählen Sie statt der “Häufig verwendeten Felder” die Option “Alle E-Mail-Felder”
  • Fügen Sie “Kennzeichnung” hinzu

Damit Sie dort direkt schreiben können, rufen Sie anschließend auf “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Weitere Einstellungen” und aktivieren “Bearbeiten in der Zeile ermöglichen”. Ab sofort haben Sie eine Spalte für Bemerkungen. 07.11.2014_ 0001 Sie können direkt in die Zelle klicken und schreiben. Die Kennzeichnung wird mit “Fähnchen plus Kopf” angezeigt. Damit ist kein Erinnerungstermin verbunden und diese Mails erscheinen auch nicht einem Suchordner “Zur Nachverfolgung”

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