Excel – Ansichten speichern

Im März 2014 habe ich schon einmal über Ansichten in Excel gebloggt – heute habe ich ein Anwendungsbeispiel dafür.

In einer Liste mit vielen Spalten werden regelmäßig Ausdrucke gemacht, die nur die Spalten A und B sowie E bis G umfassen. Außerdem werden häufig verschiedene Filter für die einzelnen Bereiche gebraucht.

Das ist die Gesamttabelle (die in der Realität noch sehr viel mehr Spalten umfasst).

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Ich richte zuerst eine Ansicht ein, in der alle Spalten zu sehen sind, damit ich immer schnell wieder zur Gesamtansicht zurückkehren kann.

  • Es ist nichts ausgeblendet und nichts gefiltert – alle Spalten und Zeilen sind sichtbar.
  • “Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten | Hinzufügen”
  • “Name: Gesamt” (oder ein anderer Name)

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  • Ansicht enthält Druckeinstellungen sowie ausgeblendete Zeilen und Spalten sowie Filtereinstellungen
  • Mit OK bestätigen.

Ab jetzt kann ich jede einzelne Ansicht erstellen und speichern. Zuerst blende ich die Spalten C, D, F – N aus. Das ist meine Ansicht für den Ausdruck der Mitarbeiterliste mit Telefonnummern. Für das Seitenlayout stelle ich ein:

  • Ausrichtung Hochformat
  • Drucktitel Wiederholungszeilen oben: Zeile 1
  • Drucken: Gitternetzlinien

Nachdem alles eingestellt ist, gehe ich erneut zu “Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten | Hinzufügen” und vergebe den Namen “Ausdruck_Mitarbeiter”.
Ich wechsle wieder zurück zur Gesamtansicht, um eine neue Ansicht zu erstellen: “Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten”, markieren Sie “Gesamt” und wählen Sie “Anzeigen”. Alle Spalten sind wieder sichtbar, die Druckeinstellungen werden wieder zurückgesetzt.

Jetzt brauche ich jeweils eine Filterung pro Abteilung, die jeweils im Querformat eine Seite breit mit Wiederholungszeilen oben sowie einer Kopfzeile mit Druckdatum und Seitenzählung gedruckt werden sollen. Ich stelle alle Druckeinstellungen ein und filtere auf die erste Abteilung.

  • “Ansicht | Benutzerdefinierte Ansichten | Hinzufügen”
  • “Name: AV” (weil das meine erste Abteilung ist)
  • Ansicht enthält Druckeinstellungen sowie ausgeblendete Zeilen und Spalten sowie Filtereinstellungen
  • Mit OK bestätigen.

Die Ansicht nicht auf “Gesamt” zurücksetzen, sondern alles so belassen – nur eine andere Abteilung filtern und erneut abspeichern. So mit jeder Abteilung fortfahren. Zum Schluss müssen Sie jede Abteilung einmal gefiltert und das als Ansicht gespeichert haben.

18.11.2014_ 0004

Ab sofort können Sie einfach die Ansicht wählen, um alle Einstellungen wieder zu bekommen: Filter, Spalten ein- oder ausgeblendet, Hoch- oder Querformat, mit oder ohne Gitternetzlinien und so weiter.

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