Off topic – Sehr gute Office-Kenntnisse

So steht es in vielen Stellenbeschreibungen: Wir erwarten sehr gute Office-Kenntnisse. Mich macht das schmunzeln. Was erwartet da jemand von einem Bewerber oder einer Bewerberin?

Zuerst einmal müssen wir definieren, was überhaupt “Office”. Office besteht aus Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher und Word (in alphabetischer Reihenfolge). Dazu kommt für diese Programme VBA als Programmiersprache. Ich beherrsche weder Access noch Publisher noch VBA. Also schlechte Office-Kenntnisse?

In der Regel ist mit “Office” in den Stellenanzeigen gemeint: Word, Outlook, Excel und PowerPoint (in der Reihenfolge der Gewichtung). Ohne Access, ohne Publisher, ohne OneNote.
Dann müssen wir definieren, was denn sehr gute Office-Kenntnisse sind. Nehmen wir das Beispiel “Word”.

In einer Anwaltskanzlei müssen Sie intensiv mit dem Änderungsmodus arbeiten, Sie brauchen Kenntnisse über das Annehmen und Ablehnen, über die Optionen für die Farben, Sprechblasen und die Anzeige der Bearbeiter. Sie müssen wissen, wie man nur Formatänderungen annimmt, Listen der Änderungen ausdruckt und wie man Dokumente vergleicht.

All das benötigen Sie in einem Ingenieursbüro vielleicht nie. Dafür müssen Sie dort mit dem Formeleditor routiniert umgehen können und sehr sicher im Erstellen von Tabellen sein.
In einer Marketing-Abteilung hingegen sind vermutlich Serienbriefe und -etiketten das A und O.
Also: was sind gute Wordkenntnisse? Alles? Dann müssen Sie so wie ich 20 Jahre lang Word lernen und sich Tag für Tag mit dem Programm befassen. Plus Excel. Plus PowerPoint. Plus Outlook. Das ist nicht sehr realistisch.

In der Regel erwartet der Arbeitgeber, dass Sie die Basisfunktionen der Programme korrekt anwenden können. Leider sind sich die Arbeitgeber selten bewusst, dass firmenspezifische Anforderungen nicht immer zu den Basiskenntnissen gehören. Siehe oben: Dokumente vergleichen oder tiefergehende Seriendruck-Kenntnisse sind keine Basics.

Was meinen Anwender, wenn sie von sich selber sagen, dass sie gute Office-Kenntnisse haben? Weil Sie schon seit 10 Jahren mit Word arbeiten oder seit acht Jahren Excel-Tabellen erstellen, müssen Ihre Kenntnisse noch lange nicht ausreichend aus. Auch das Erstellen einer Diplom-Arbeit zählt für mich nicht dazu – manuelle Inhaltsverzeichnisse, von Hand erstellte Querverweise sind nicht gerade ein Indiz für “gute Wordkenntnisse”.

Als Anwender können Sie sich in der Regel selber nicht gut einschätzen. Sie wissen oft nicht, ob Ihre Lösung akzeptabel ist oder ob sie als “gebastelt” gilt. Wie sollten Sie auch? Wer nie gelernt hat, mit Tabulatoren richtig umzugehen, findet es ganz ok, zehnmal die TAB-Taste zu drücken, um auf eine Position am rechten Seitenrand zu kommen. Wer nie gelernt hat, wie man in Excel Grundrechenarten verwendet, schreibt =SUMME(A3*B7) und findet daran keinen Fehler – denn das Ergebnis stimmt ja.
Haben Sie ein Gefühl, wie lange ein guter Anwender für eine bestimmte Aufgabe brauchen darf? In PowerPoint sollen Sie zwei Reihen mit jeweils drei gleich große Rechtecke nebeneinander mit gleichen Abständen auf gleicher Höhe anordnen und mit Verbindungspfeilen versehen. Wie lange darf man brauchen – eine Minute, fünf Minuten, zehn Minuten? 30 Sekunden …

Selbsteinschätzung ist unglaublich schwer, wenn Sie sich nicht direkt vergleichen können mit anderen.

Es gibt bestimmte Basis-Fähigkeiten, die Sie haben müssen. Dazu kommt fortgeschrittenes und Experten-Wissen Darüber werde ich in der nächsten Zeit in loser Reihenfolge berichten. Zum Schluss soll eine Art Checkliste entstehen.

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