Word–Anlagenverzeichnis

In Kanzleien werden häufig Anlagenverzeichnisse erstellt. Es gibt sehr unterschiedliche Formen, wie auf Anlagen hingewiesen wird und wie die Verzeichnisse aussehen. Eine Variante stelle ich heute vor.

15.02.2017_0001

 

In diesem Dokument gibt es ein normales Inhaltsverzeichnis (1) aufbauend auf Überschriften (a) und ein Anlagenverzeichnis (2) aufbauend auf TC-Feldern mit Querverweisen (b). Das Anlagenverzeichnis kann mit oder ohne Seitenzahlen aufgebaut werden.

Absatz 1.1 sieht im Detail so aus:

15.02.2017_0002

Die Absatznummer 1.1 ist aus einer Liste mit mehreren Ebenen. Der Hinweis “… sind als Anlage 1.1 beigefügt …” ist ein Querverweis auf die Absatznummer. Das Wort “Anlage” ist mit einem geschützten Leerschritt getippt.

Im Anschluss wird ein Verzeichniseintragsfeld TC eingefügt, der Text eingetippt und der Querverweis kopiert.

  • Drücken Sie am Ende des Absatzes oder an einer passenden Stelle im Absatz SHIFT+ALT+O (Buchstabe O).
  • Tragen Sie den Text unter “Eintrag”. Geben Sie einen Buchstaben als Erkennungszeichen an – ich habe A wie Anlagenverzeichnis verwendet. Wählen Sie eine Ebene, die Sie im normalen Inhaltsverzeichnis nicht verwenden – ich verwende die Ebene 9.

    15.02.2017_0003

  • Klicken Sie auf “Festlegen”, aber schließen Sie das Dialogfenster nicht. Es kann offen bleiben für den nächsten Eintrag.
  • Kopieren Sie den Querverweis in die Feldfunktion im Text – der Querverweis muss nach den Anführungszeichen und vor den Text kommen. Drücken Sie nach dem Querverweis einmal die TAB-Taste.
  • Klicken Sie im Text an die nächste Stelle und dann in das Dialogfenster, tragen Sie den nächsten Text ein. Sie können auch Text markieren und dann in das Dialogfenster klicken, der markierte Text wird übertragen.

Wenn alle Anlagen fertig sind, erstellen Sie das Anlagenverzeichnis als Inhaltsverzeichnis.

  • Klicken Sie auf “Verweise | Inhaltsverzeichnis | Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis”
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “Optionen”
  • Deaktivieren Sie “Formatvorlagen” und “Gliederungsebenen”, aktivieren Sie nur “Verzeichniseintragsfelder”. Bestätigen Sie mit OK.

    15.02.2017_0004

 

Nicht erschrecken, Sie erhalten eine Fehlermeldung. Klicken Sie in die Fehlermeldung mit rechter Maustaste und wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”. Ergänzen Sie den Schalter “\f” um den Buchstaben, den Sie verwendet haben – bei mir ein A.

15.02.2017_0005

Aktualisieren Sie das Feld mit rechter Maustaste.

Eventuell müssen Sie die Formatvorlage für die gewählte Verzeichnisebene noch ändern. Ich habe mich für Verzeichnisebene 9 entschieden (mit dem Schalter \l “9” in dem TC-Feld). Also muss ich die Formatvorlage Verzeichnis9 so anpassen, dass die Tabulatoren für den Einzug und die Seitenzahl stimmen.

Ich habe gewählt:

  • hängender Einzug 4 cm
  • Einzug von rechts 1,25 cm
  • Tabulator linksbündig auf 4 cm
  • Tabulator rechtsbündig mit Füllzeichen auf 16,2 cm

Wer ein Anlagenverzeichnis ohne Seitenzahl möchte, ergänzt das Feld TOC um den Schalter \n. Damit werden Seitenzahlen unterdrückt.

Das Anlagenverzeichnis komplett ohne Seitenzahlen:

15.02.2017_0006

 

Ein Hinweis zu den Querverweisen: Ein Querverweis in dieser Form “Anlage 1.2 (i)” stellt die Absatznummern komplett zusammen:

15.02.2017_0007

Das erreichen Sie mit “Querverweis auf die Absatznummer mit vollständigem Kontext:

15.02.2017_0008

 

Funktionieren kann das aber nur, wenn Sie eine korrekte Nummerierung über eine Liste mit mehreren Ebenen gemacht haben. Listen, die mit “Nummerierung” entstanden sind, haben keinen Kontext.

Wen interessiert, wie das alles genau aussieht, kann sich die Beispieldatei herunterladen.