Sommerakademie: Adressen von Word zu Excel

Das ganze Problem wird gelöst mit “Suchen und Ersetzen” in Word und anschließendem “Text in Spalten” in Excel.

Zuerst muss die Tabelle grundsätzlich vorbereitet werden. Markieren Sie die Tabelle und wählen Sie “Start | Ersetzen”. Es werden alle Absatzmarken durch Tabstopps ersetzt. Am einfachsten geht das, wenn Sie bei “Suche nach” eintragen ^p und bei “Ersetze durch” ^t

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Klicken Sie auf “Alle ersetzen”. Die Tabelle sieht jetzt so aus:

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Der nächste Schritt ist das Auflösen der Tabelle und der Spalten. Markieren Sie die gesamte Tabelle. Klicken Sie auf “Tabellentools | Layout” und wählen Sie ganz rechts den Befehl “In Text konvertieren”. Im Dialog stellen Sie ein “Text trennen durch: Absatzmarken”.

Jetzt sieht alles so aus:

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Und dann geht es weiter mit den Hürden:

  1. Die Titel Dr. und Prof. Dr. müssen in Excel in einer eigenen Spalte stehen.
  2. Leute ohne Titel dürfen nicht mit dem Vornamen in Spalte B landen.
    Antwort:
    Beide Hürden werden mit dem gleichen “Trick” genommen. Noch stehen “Dr. Heinrich” und “Prof. Dr. Elke” durch einen Leerschritt getrennt nebeneinander. Überlegen Sie, wie es sein muss:
    Herrn + Tab + Vorname und Frau + Tab + Vorname muss ersetzt werden durch Herrn + Tab + Tab + Vorname bzw. durch Frau + Tab + Tab + Vorname.
    Steht aber ein Titel vor dem Vornamen muss es heißen: Herrn + Tab + Titel + Vorname bzw. Frau + Tab + Titel + Vorname.
    Ich habe zwei Titel: Dr. und Prof. Dr. jeweils in Kombination mit Herrn und Frau.
    Zuerst suche ich nach “Tab + Dr. + Leerschritt” und lasse das ersetzen durch xxDr.xx; genauso suche ich nach “Tab + Prof. Dr. + Leerschritt” und ersetze durch xxProf. Dr.xx.

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    Im nächsten Schritte ersetze ich alle Herrn und Frau, denen direkt ein TAB folgt durch eine Anrede mit zwei Tabs:
    Suchen nach: Herrn^t bzw. Frau^t
    Ersetze durch: Herrn^t^t bzw. Frau ^t^t

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    Jetzt sieht die Liste so aus:

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    Alle Ansprechpartner ohne Titel haben jetzt zwei Tabulatoren zwischen Anrede und Vorname. Die Titel stehen noch als xxDr.xx bzw. xxProf. Dr.xx dort. Diese Ausdrücken müssen jetzt ersetzt werden durch ^tDr.^t bzw. ^tProf. Dr.^t:

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    Die Liste ist jetzt ziemlich gut und kann so nach Excel kopiert werden.
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  3. Vor- und Nachnamen sind zwei Spalten.
    Antwort
    Das lösen Sie in Excel durch “Text in Spalten”. Fügen Sie eine neue Spalte zwischen C und D ein. Markieren Sie C und wählen Sie “Daten | Text in Spalten”. Im ersten Schritt klicken Sie “Getrennt” an. Im zweiten Schritt wählen Sie als Trennzeichen “Leerschritt”. Klicken Sie auf “Fertigstellen”.
  4. PLZ und Ort sind zwei Spalten.
  5. Die PLZ muss die führenden Nullen für Jena und Leipzig behalten!
    Antwort
    Beides lösen Sie ebenfalls mit “Text in Spalten”. Wählen Sie wie in 3. “Getrennt” und als “Trennzeichen: Leerschritt”. Aber klicken Sie noch nicht auf “Fertigstellen”, sondern auf “Weiter”. Im dritten Schritt wählen Sie für die erste Spalte mit der PLZ das Datenformat “Text”. Klicken Sie jetzt auf “Fertigstellen”.

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Wie lange haben Sie gebraucht?

Natürlich ist das ein sehr simples Beispiel. Ich habe nur zwei verschiedene Titel, die Adressen sind alle lediglich mit Straße und Ort und es gibt immer nur einen Vornamen. Bei sehr komplexen Adressen mit Adelstiteln, ausländischen Adressen und anderen Gemeinheiten kommen Sie um manuelle Nacharbeit nicht herum. Aber Sie können sich einen Großteil der Arbeit doch mit diesen Hilfsmitteln abnehmen lassen.