Excel–Pivot mit automatischem Vergleich

Gestern habe ich gezeigt, wie Excel einen automatischen prozentualen Vergleich zum Vorjahr herstellt. Heute sollen Projektkosten kumuliert dargestellt werden. Die Aufgabe ist, die Kosten für drei Projekte nach Monaten zusammenzufassen und anschließend aufzuaddieren.

Das ist die Ausgangspivot-Tabelle:

04.03.2017_0000

Pro Projekt werden die Ausgaben addiert und monatsweise dargestellt. Für Information Management wurden im Januar 5.430, im Februar 4.133, im März 1.443 Euro ausgegeben und so fort. Gesamtausgaben für das ganze Jahr sind 59.333 Euro.

Gewünscht ist aber diese Darstellung:

04.03.2017_0001

Hier wird das Ergebnis des Monats zum vorhergehenden Monat addiert. Für das Projekt Information Management wurden bis Ende Januar 5.430 ausgegeben, bis Ende Februar 9.563, bis Ende März 11.006 Euro. Die Werte werden kumuliert. Im Dezember wird jeweils die Gesamtsumme für dieses Jahr erreicht.

Das erstellen Sie so:

  • Die Pivot-Tabelle wird aufgebaut mit Datum als Spalten, Projekt als Zeilen und Ausgaben als Werte.
  • Das Datum wird nach Monaten gruppiert (wenn Excel das nicht sowieso automatisch erstellt)
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eines der Wertfelder und wählen Sie “Werte anzeigen als: Ergebnis in …”
  • Basisfeld: Datum

    04.03.2017_0002

  • Bestätigen Sie mit OK.

Sie können auch die Kumulierung nach Projekten erstellen, wenn Sie das Basisfeld “Projekt” nehmen. Dann werden die Werte von “Infrastruktur” zu “Information Management” addiert und zum Schluss noch “Schulung” dazugerechnet – das ist dann die Gesamtsumme aller drei Projekte:

04.03.2017_0003

 

Sie sehen übrigens im letzten Screenshot, dass hier die Zeile 8 “Gesamtergebnis” nicht ausgefüllt ist. Bei einer Kumulierung müsste die Zeile 7 wiederholt werden – und das unterlässt Excel. Im Screenshot oben mit der Kumulierung nach Monaten habe ich die letzte Spalte mit dem Gesamtergebnis komplett ausgeblendet. Das geht über “PivotTable Tools | Entwurf | Gesamtergebnis”. Sie können das Gesamtergebnis nur die Spalten oder nur für die Zeilen aktivieren. Das sieht besser aus als eine leere Zeile.

Die Werte lassen sich auch prozentual darstellen. Beim Basisfeld “Datum” wird dann im Dezember 100 % erreicht:

04.03.2017_0004

 

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eines der Wertfelder und wählen Sie “Werte anzeigen als: % Ergebnis in …”
  • Basisfeld: Datum

Die rote Markierung stammt aus einer bedingten Formatierung. Markieren Sie B5 bis M8 und wählen Sie “Start | Bedingte Formatierung | Regeln zum Hervorheben von Zellen”. Wählen Sie “Größer als” und tragen Sie “75%” als Vergleichswert ein:

04.03.2017_0005

Suchen Sie eine passende Füllfarbe aus und bestätigen Sie mit OK.

 

Wenn Sie selber probieren wollen, laden Sie sich die Beispieltabelle (ohne Pivots) hier herunter.