Outlook – Firmentermine hinzufügen

Termine, die für alle Mitarbeiter in der Firma wichtig sind, können Sie als Kalendereinträge verteilen. Sie brauchen dazu eine Textdatei mit der Endung HOL (wie Holidays), in die Sie die Termine mit Namen und Datum in der Form JJJJ/M/T schreiben. Diese Datei kann einfach auf einem Netzlaufwerk, im Intranet oder auch per Mail verteilt werden. Mit einem Doppelklick werden die Daten zum Import in den Kalender angeboten.

Starten Sie den Windows-Editor und tragen Sie zuerst eine Kategorie mit der Anzahl der Termine ein. Meine soll heißen “Firmentermine” und aus 8 Terminen bestehen; der Name steht in eckigen Klammern, die Anzahl steht hinter der schließenden Klammer.

[Name der Rubrik]Anzahl

[Firmentermine]8

13.06.2017_ 0000

 

Darauf folgen die Termine: zuerst der Name, gefolgt von einem Komma und dem Datum in der Schreibweise Jahr/Monat/Tag. Das sieht dann so aus:

[Firmentermine]8
Betriebsausflug München, 2017/7/14
Betriebsausflug Frankfurt, 2017/8/18
Betriebsausflug Hamburg, 2017/8/25
Betriebsausflug Düsseldorf, 2017/9/15
Weihnachtsfeier München, 2017/12/8
Weihnachtsfeier Frankfurt, 2017/12/15
Weihnachtsfeier Hamburg, 2017/12/1
Weihnachtsfeier Düsseldorf, 2017/12/16

 

Speichern Sie Datei mit der Endung .HOL – zum Beispiel als “Firmentermine.hol”. Zum Import klicken Sie die Datei doppelt an. Outlook startet den Import-Assistenten und bietet jede Kategorie zum Import an. Bei mir gibt es nur eine Kategorie, also wird nur ganz einfach “Firmentermine” gezeigt.

13.06.2017_ 0001

Aktivieren Sie die Kategorie, die Sie übernehmen wollen, und klicken auf “Ok”.

Mehr zu den HOL-Dateien in Outlook finden Sie im Lexikon unter Feste Termine für alle.