Outlook – Drucken

Ja, wir drucken unsere Mails aus. Alle. Vollständig mit Anhängen. Gerne auch mehrfach …

OK, das war jetzt böse. Aber nichtsdestotrotz: ausgedruckt wird alles Mögliche. Mails, Termine, Aufgabenlisten. Und dabei gibt es einiges zu lernen.

Aus dem Posteingang gelangt man mit „Datei |  Drucken“ in die Auswahl: Memo oder Tabelle?

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Memoformat ist immer die einzelne, gerade markierte Mail; Tabellenformat die angezeigte Liste. Die Druckoptionen für das Memoformat bietet zuerst einmal die Auswahl, ob alle Seiten der aktuellen Mail oder nur eine bestimmte Seite gedruckt werden sollen. Darunter gibt es die Option, ob Anlagen automatisch mit gedruckt werden. Das funktioniert übrigens nur auf dem Drucker, der unter Windows als Ihr Standarddrucker eingerichtet ist. Wählen Sie sich einen anderen Drucker aus, müssen Sie die Anlagen alle einzeln drucken.

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Wenn Sie statt des Memo- das Tabellenformat wählen, gibt es im „Druckbereich“ zwei weitere Optionen: Alle Zeilen oder Nur markierte Zeilen. Gedruckt werden immer die Spalten, die Sie am Bildschirm sehen.

Über den Punkt „Seite einrichten“ gelangen Sie einen Dialog mit drei Registern. Das erste (Format) bietet nur wenige Einstellungen: lediglich die Schriftart und -größe für Titel und Felder lässt sich hier definieren. „Papier“ bietet die Wahl der Papiergröße und der Seitenränder. Mit „Kopf- und Fußzeilen“ können Sie neben freien Texten fünf Felder verwenden:

  • Seitenzahl
  • Anzahl der Gesamtseiten
  • Datum des Ausdrucks
  • Uhrzeit des Ausdrucks
  • Autorenname

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Diese Einstellungen gelten ebenfalls für Kontakte und Aufgaben.

Aus dem Kalender gibt es ganz andere Druckmöglichkeiten: Tagesformat, Wochenagenda, Wochenkalender, Monatsformat, Dreifachformat und Kalenderdetailformat. Klicken Sie einfach auf die Optionen, um zu sehen, wie sich das auswirkt.

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In den Druckoptionen des Kalenders können Sie definieren, welchen Datumsbereich Sie drucken möchten:

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Der Befehl „Seite einrichten“ ist beim Kalender sehr umfangreich. Hier das Beispiel für das Wochenagendaformat:

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Die Tage können von oben nach unten oder von links nach rechts angeordnet werden. Es lässt sich pro Woche eine oder zwei Seiten bedrucken. Ein Bereich für handschriftliche Notizen kann liniert und unliniert eingefügt werden. Die Uhrzeit kann mit Anfang und Ende des Tages eingestellt werden und es lassen sich Werktage ausschließen.

Mit dem Register „Papier“ können Sie den Ausdruck für alle gängigen Timeplaner-Systeme erstellen – filofax, Chronoplan, success … es ist fast alles vorhanden.

Sie können sich alle Formate mit Namen ablegen. Beispielsweise brauche ich regelmäßig den Ausdruck mit einer Woche, im Querformat, einen Notizenbereich am Rand und dem Druckdatum in der Kopfzeile. Gehen Sie so vor:

  • Klicken Sie auf „Druckoptionen“ und markieren Sie das Format, von dem Sie eine eigene Variante anlegen wollen. In meinem Fall das „Wochenkalenderformat“.
  • Klicken Sie auf „Formate definieren“ und dann auf „Kopieren“; vergeben Sie einen Namen.
  • Machen Sie alle Einstellungen, die Sie brauchen und bestätigen Sie alles mit Ok.

Ab sofort können Sie das Format direkt aufrufen.