Word– Automatische Grußformel

In Briefen oder Memos benötigen Sie häufig eine Unterschrift abhängig vom Autorennamen. Es wäre praktisch, wenn Word anhand des Autorennamens die korrekte Unterschrift einfügen würde. Sie können dazu eine Kombination verwenden aus Schnellbausteine und einer Feldfunktion. Der Baustein muss in der Vorlage gespeichert werden, in der die Grußformel später abgerufen werden soll.

Erstellen Sie ein neues Dokument basierend auf der Vorlage, für die Sie die Grußformel verwenden wollen – also mit “Datei | Neu” einen neuen Brief oder ein neues Memos. Wenn Sie die Bausteine in Ihre persönliche Vorlage speichern, können ausschließlich Sie die Bausteine aufrufen. Andere Benutzer erhalten eine Fehlermeldung, weil die Bausteine nicht abrufbar sind.

Schreiben Sie die für jeden Autor gewünschte Grußzeile. Beispielsweise können Sie schreiben „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von einem Absatz, Ihrem Namen, Ihrer Funktion und anderen Angaben. Sie können auch eine eingescannte Unterschrift einfügen.

Markieren Sie die gesamte Grußzeile, wählen Sie „Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.

  • Vergeben als Namen unbedingt den Namen des Autors. Achten Sie darauf, dass der Name identisch ist mit dem Namen, der in Word als Benutzername hinterlegt ist. Sie können das in den Optionen von Word erkennen, wenn Sie auf „Datei/Optionen/Allgemein“ gehen und sich dort den Benutzernamen anschauen. Sind die Namen nicht identisch, können Sie später den Schnellbaustein nicht mit dem Autorennamen aufrufen.
  • Speichern Sie den Baustein in die Vorlage – bei mir in die Brief.dotx

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Anschließend brauchen Sie in Ihrer Briefvorlage ein ineinander verschachteltes Feld: zuerst AUTOTEXT, um einen Schnellbaustein einzufügen und als Name des aufzurufenden Bausteins AUTHOR. Das geht so:

  • Drücken Sie STRG+F9 für eine leere Feldfunktion
  • Tippen Sie “Autotext” – ohne die Anführungszeichen
    {Autotext }
  • Drücken Sie hinter “Autotext” und vor dem Ende der Klammer wieder STRG+F9
  • Tippen Sie in dieser neuen Klammer “Author” – auch ohne Anführungszeichen
    {Autotext {Author} }
  • Setzen Sie um das Feld {Author} Anführungszeichen
    {Autotext “{Author}” }

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  • Drücken Sie F9 zum Aktualisieren und ALT+F9, um das Ergebnis anzeigen zu lassen

Hinweis: Die geschweiften Klammern dürfen nie mit den Sonderzeichen (oder mit AltGr+7) eingegeben werden! Nur mit STRG+F9 entstehen Felder.

Sie müssen nur noch dafür sorgen, dass für jeden Autorennamen auch ein Baustein angelegt ist. Dann wird automatisch pro Anwender die richtige Grußformel erzeugt.