Sommerakademie: Notenlisten auswerten

  1. Sie sollen eine Namensliste mit den Gesamtpunkten pro Teilnehmer erstellen. Jeder Teilnehmer darf nur einmal vorkommen. Die Liste soll möglichst schnell erstellt werden, die Zeit drängt, der Chef steht schon neben Ihnen und trommelt auf dem Schreibtisch!
    Achtung! Einige Nachnamen tauchen doppelt auf mit verschiedenen Vornamen.
    Antwort:
    Sie brauchen zuerst eine Hilfsspalte aus Nach- und Vorname. Anhand dieser Spalte kann eine eindeutige Auswertung erstellt werden. Klicken Sie in F1 und vergeben Sie den Spaltennamen “Name”. Erstellen Sie in F2 die Formel:
    =C2&”, “&B2 oder in der Schreibweise einer formatierten Tabelle
    =[@Nachname]&”, “&[@Vorname]

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    Bestätigen Sie mit ENTER die Formel; da es eine formatierte Tabelle ist, wird die Formel sofort nach unten ausgefüllt.
    Jetzt können Sie eine einfache Pivot-Tabelle erstellen. Klicken Sie auf “Einfügen | PivotTable”. Bestätigen Sie die Angaben im Dialog mit OK. Ziehen Sie die Spalte “Name” in das Zeilenfeld und die Spalte “Punkte” in das Wertefeld.

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    Fertig ist die erste Liste mit Namen – jeder nur einmal – und den Gesamtpunkten.

 

  1. Eine weitere Namensliste wird für den Seriendruck aus Aufgabe 3 benötigt: Anrede, Vorname und Nachname. Auch hier dürfen keine Dubletten vorkommen!
    Antwort:
    Dafür gibt es mehrere Lösungen. Ich stelle Ihnen zwei vor.
    Ganz simpel geht es, wenn Sie die Spalten A, B, C und F markieren, kopieren und in ein neues Tabellenblatt einfügen. Wählen Sie anschließend “Daten | Duplikate entfernen”. Lassen Sie alle Spalten markiert und bestätigen Sie mit OK.

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    Es wurden 76 doppelte Werte gefunden und entfernt; 113 eindeutige Werte bleiben erhalten.
    Wenn Sie diesem Tool nicht trauen oder wenn Sie von Hand kopieren und einfügen wollen, können Sie einen Spezialfilter verwenden. Erzeugen Sie zuerst ein neues Tabellenblatt und schreiben Sie in A1 “Name” (ohne Anführungszeichen). In Zeile 3 schreiben Sie nebeneinander die Spaltennamen Anrede, Vorname, Nachname, Name. Markieren Sie A1 und A2.

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    Klicken Sie auf “Daten | Sortieren und Filtern | Erweitert”. Die folgende Hinweismeldung über Spaltenbeschriftungen ignorieren Sie, klicken Sie auf “OK”. Im nächsten Dialog wählen Sie “An andere Stelle kopieren”. Löschen Sie den Bereich neben “Listenbereich” und lassen Sie den Cursor in diesem Feld stehen. Klicken Sie auf das Blatt “Rohdaten” und markieren Sie die Tabelle, indem Sie (eventuell zweimal) STRG+A drücken. Es muss zum Schluss neben “Listenbereich” stehen Tabelle1[#Alle].
    Klicken Sie neben Kriterienbereich und markieren Sie A1:A2 auf dem gerade erstellen Blatt. Der Bereich neben “Kopieren nach” ist ebenfalls auf diesem neuen Blatt der Bereich A3:D3.
    Aktivieren Sie noch “Keine Duplikate”. Der Dialog muss jetzt so aussehen:

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    Bestätigen Sie mit OK. Seriendrucktauglich wird diese Liste nur, wenn Sie die Zeilen 1 und 2 löschen. Die Überschriften der Spalten müssen in der ersten Zeile stehen!
    Egal, auf welchem Weg die Namensliste entstanden ist, das Blatt sollte benannt werden und trägt bei mir den Namen “Namensliste”.

  2. Zum Schluss soll jeder Teilnehmer eine Bestätigung bekommen. Bestandteil der Bestätigung soll sein:
    Anrede Vor- und Nachname
    Die Titel der Seminare, an denen er oder sie teilgenommen hat mit der erreichten Punktzahl pro Kurs
    Antwort
    Die Grundlagen von Seriendruck und DATABASE lesen Sie hier nach. Hier beschreibe ich das Verfahren nur in Stichworten.
    Zuerst wird ein normaler Serienbrief erstellt, der sich auf das Tabellenblatt “Namensliste” bezieht und Anrede, Vor- und Nachname von dort befüllen lässt. Im zweiten Schritt wird mit dem Feld DATABASE auf das Blatt “Rohdaten” Bezug genommen und von dort die Kurstitel sowie die Noten bezogen.
    Erstellen Sie eine Worddatei und starten Sie den Seriendruck als “Brief”. Klicken Sie auf “Empfänger auswählen”, suchen Sie die Excel-Datei und markieren Sie im nächsten Schritt die Tabelle “Namensliste$”. Fügen Sie die drei Seriendruckfelder Anrede Vorname und Nachname ein.

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    Für die Kursübersicht klicken Sie auf “Einfügen |  Schnellbausteine | Feld” und markieren DATABASE. Klicken Sie auf “Datenbank einfügen” und dann auf “Daten importieren”. Suchen Sie die Excel-Datei und markieren Sie die Tabelle “Rohdaten$”. Klicken Sie anschließend auf “Abfrageoptionen”. Geben Sie ein:
    Feld: Name; Vergleich: Gleich; Vergleichen mit: DUMMY
    Das Feld “Name” ist die Spalte, die aus Vor- und Nachname in Schritt 1 zusammengestellt wurde.

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    Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
    Klicken Sie auf “Tabelle AutoFormat” und wählen Sie “Raster 8”. Mit OK bestätigen.
    Klicken Sie auf “Daten einfügen”, aktivieren Sie unbedingt “Daten als Feld einfügen” und bestätigen auch hier mit OK. Drücken Sie im Dokument ALT+F9, um die Felder anzeigen zu lassen.
    Markieren Sie im DATABASE-Feld das Wort “Dummy” ohne die beiden einfachen Anführungszeichen rechts und links.

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    Klicken Sie auf “Sendungen | Seriendruckfeld einfügen: Name”. Anschließend sehen Sie:

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    Löschen Sie hinter SELECT die Feldnamen Anrede, Vorname, Nachname und Name. Achten Sie darauf, dass auch die Komma und Anführungszeichen verschwinden. Die Zeile muss so aussehen:

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    Aktualisieren Sie die Änderungen, indem Sie im DATABASE-Feld einmal F9 drücken. Zeigen Sie dann die Tabelle mit ALT+F9 an. Für den aktuellen Datensatz sehen Sie jetzt das oder die Seminare. Wenn Sie im Menüband “Sendungen” mit den Zahlen zu den nächsten Datensätzen springen, müssen Sie immer das DATABASE-Feld mit F9 aktualisieren. Anderenfalls sehen Sie immer die gleichen Tabelle.
    Beenden Sie den Seriendruck mit “Fertigstellen und zusammenführen”.

Die fertige Excel-Tabelle und den Serienbrief können Sie sich herunterladen, um Ihre Ergebnisse damit zu vergleichen.

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