Sommerakademie: das vertrackte Worddokument

Das Worddokument hatte es in sich! Hier die Lösung vom Montag:

  1. Drücken Sie am Ende des zweiten Absatzes ENTER. Wie sieht dieser Absatz aus? Welche Formatvorlagen haben diese beiden Absätze?
    Antwort: Der auf den zweiten Absatz folgende Absatz ist eingerückt und hat einen großen Abstand davor und danach. Das ist definitiv kein Standard-Absatz! Die Formatvorlage des zweiten und dritten Absatzes wird nicht angezeigt.

    1. Frage: Warum sieht man die Formatvorlagen der beiden Absätze nicht?
      Antwort: Formatvorlagen können verborgen sein, wenn sie vom Autor des Dokumentes als “Ausblenden” gekennzeichnet sind. Sie können die Namen ausfindig machen, wenn Sie SHIFT+F1 drücken und im Formatinspektor unten das Häkchen setzen bei “Formatvorlagenquelle kennzeichnen”. Dann werden die Namen der Formatvorlagen angezeigt.
    2. Frage: Wie blendet man solche verborgenen Formatvorlagen ein?
      Antwort: Es gibt zwei Möglichkeiten: schnell geht es mit STRG+ALT+UMSCHALT+S für die Anzeige der Formatvorlagen am rechten Rand, dann Klick unten auf “Optionen” und die Auswahl “Anzuzeigende Formatvorlagen: Alle Formatvorlagen”. Die so angezeigte Liste ist allerdings sehr lang!
      Eine zweite Variante ist im gleichen Formatvorlagenbereich ein Klick auf Symbol “Formatvorlagen verwalten” und dann auf das Register “Empfehlen”. Es gibt zwei Formatvorlagen mit dem Merkmal “Immer ausgeblendet” – _Standard und Warum. Markieren Sie sie und klicken Sie jeweils unten auf “Anzeigen”.

      28.07.2016_0000
    3. Frage: Warum wird nach ENTER eine ganz andere Formatierung verwendet?
      Antwort: Die Formatvorlage _Standard hat das Merkmal “Formatvorlage für folgenden Absatz: Warum” – und diese “Warum”-Formatvorlage hat das sonderbare Format. Sie sehen die Einstellung, wenn Sie _Standard mit rechter Maustaste anklicken und “Ändern” wählen. Stellen Sie _Standard so ein, dass die nachfolgende Formatvorlage wieder Standard ist und der Spuk hat ein Ende. Aber rückwirkend gilt das nicht! Schon vorhandene Absätze mit “Warum” müssen angeklickt und mit der Formatvorlage “Standard” formatiert werden.
  2. Erstellen Sie in einem der beiden Absätze eine Fußnote, rollen Sie an das Seitenende. Die Fußnotentrennlinie ist standardmäßig ein einfacher Strich von 5 cm Länge. Stellen Sie ihn wieder her (statt der hübschen Blümchen).
    Antwort: Hübsch, nicht wahr? Das kommt von einer veränderten Fußnotentrennlinie und an die kommt man so heran (wenn es schon eine Fußnote gibt):

    • Ansicht | Entwurf
    • Verweise |  Notizen anzeigen
    • In der Auswahlliste unten statt “Alle Fußnoten” wählen “Fußnotentrenlinie”. Anschließend rechts daneben auf “Zurücksetzen” klicken
    • Zurück geht es mit Ansicht | Seitenlayout
  3. Fügen Sie in der Kopfzeile unter der Textzeile “Dies ist eine Leseratte” eine Seitenzahl über diesen Weg ein: Kopf- und Fußzeilentools | Entwurf | Schnellbausteine | Feld: Page. Klicken Sie das Zahlenformat 1, 2, 3 an. Wie sieht die Seitenzahl aus und welche Ziffer halten Sie?
    Antwort: Auf diesem Weg gibt es eine arabische Ziffer, aber die 5.
    Fügen Sie anschließend in der Fußzeile eine Seitenzahl über diesen Weg ein: Kopf- und Fußzeilentools | Entwurf | Seitenzahl | Seitenende: einfache Zahl 1. Wie sieht diese Seitenzahl aus?
    Antwort: Jetzt gibt es einen Buchstaben E.
    Sorgen Sie dafür, dass beide Seitenzahlen in arabischer Schreibweise sind und der tatsächlichen Seitenzahl entsprechen – also “1”.
    Antwort: Die Schreibweise (arabisch, Buchstaben, römisch) kann auf zwei Arten eingestellt werden: entweder über das Zahlenformat, wenn man das Feld “Page” einfügt (wie im ersten Weg) oder über das voreingestellte Zahlenformat (das beim zweiten Weg greift). Generell wird die Seitenzahl-Schreibweise eingestellt über “Kopf- und Fußzeilentools | Entwurf | Seitenzahl | Seitenzahl formatieren”. Was hier eingestellt ist, gilt für das Dokument oder für den aktuellen Abschnitt, falls es Abschnitte gibt. Stellen Sie ein: Zahlenformat 1, 2, 3 und Beginnen bei 1.
  4. In der Kopfzeile gibt es ein Clipart mit einer Leseratte. Aber was passiert, wenn Sie eine neue Seite erstellen? Erstellen Sie noch eine dritte Seite und aktivieren Sie “Kopf- und Fußzeilentools | Entwurf | Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich”. Wo kommen diese Kopfzeilen her?
    Antwort: Wenn Sie eine zweite Seite erstellen, wird neben der vorhandenen “Ersten Kopfzeile” die eigentliche “Kopfzeile” hervorgezaubert. Diese eigentliche Kopfzeile wurde im Dokument erstellt, gespeichert und dann wurde die zweite Seite gelöscht. Die einmal erstellte Kopfzeile bleibt dabei aber immer erhalten! Genau das Gleiche passiert, wenn Sie eine dritte Seite erzeugen und dann “Gerade & Ungerade unterschiedlich” einstellen. Auch diese Kopfzeile war irgendwann mal im Gebrauch, die Option wurde aber wieder deaktiviert.  Word merkt sich das aber für den Fall, dass mal wieder eine gerade/ungerade Kopfzeile aktiviert wird – dann zaubert das Programm die früher verwendete Kopfzeile wieder her.
    Merke: Es ist NICHT notwendig, Vorlagen für Briefe oder Memos mit zwei oder mehr Seiten abzulegen, nur damit die richtige Kopfzeile für die zweite Seite daherkommt! Man legt die einmal an, speichert das Dokument und löscht dann die überflüssige zweite Seite wieder.

Alles herausgefunden? Wenn nicht, denken Sie sich nichts! An solchen Horrordokumenten ist jeder von uns schon mal verzweifelt!

Am Montag geht es mit der nächsten Tüftelaufgabe weiter!

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