Word–Liste der Teilnehmer

Ein Reiseunternehmen informiert die Teilnehmer einer Tour am Beginn über die Mitreisenden. Dazu soll für jeden Teilnehmer ein Seriendruck erstellt werden, der für die jeweilige Tour die Namensliste anhängt. Das geht mit dem Feld DATABASE, über das ich im Lexikon schon einiges geschrieben habe (Überblick über die Themen).

Die Adressliste heißt “Teilnehmerliste.xlsx” und sieht so aus:

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Erstellen Sie zuerst einen Serienbrief mit dieser Arbeitsmappe und der Tabelle “Halbjahr 1”. Fügen Sie die Seriendruckfelder für die Adresse ein.

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Darunter fügen Sie mit “Einfügen | Schnellbausteine | Felder” das Feld “DATABASE” ein. Klicken Sie auf “Datenbank einfügen”. Anschließend folgen Sie Schritt für Schritt dem Assistenten:

  • Datenbank einfügen
    Wählen Sie die Teilnehmerliste.xlsx und die Tabelle “Halbjahr 1”
  • Abfrageoptionen
    Feld: Tour
    Vergleich: Gleich
    Vergleichen mit: TOUR (das ist unser Dummy-Text, den wir später durch das Seriendruckfeld “Tour” ersetzen müssen)
  • Tabelle AutoFormat
    Format: Aktuell
  • Daten einfügen:
    Alle
    Daten als Feld einfügen
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Bestätigen Sie alles mit OK. Anschließend drücken Sie ALT+F9, um das DATABASE-Feld sichtbar zu machen. Rollen Sie an das Ende des Feldes zum Bereich “\s SELECT”. Markieren Sie das Wort TOUR, das wir vorhin als Dummy-Text eingetragen haben (ohne die beiden einfachen Anführungszeichen davor und danach!).

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Fügen Sie jetzt anstelle des Wortes das Seriendruckfeld ein: Sendungen | Seriendruckfeld einfügen: Tour”. Jetzt muss der Bereich so aussehen:

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Anstelle des Dummy-Wortes steht ‘{MERGEFIELD Tour}’. Damit wird sichergestellt, dass nur die Namen angezeigt werden, die zur gleichen Tour gehören wie der aktuelle Teilnehmer.

Die Teilnehmer sollen aber nicht alles sehen: nur Anrede, Vor- und Nachname sowie der Ort sollen angezeigt werden. Löschen Sie also Kunden-Nr,, Straße, PLZ und Tour. Löschen Sie jeweils die Accent graves am Anfang und Ende sowie das Komma. Jetzt sieht das Feld so aus:

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Drücken Sie im DATABASE-Feld einmal F9, um das Feld zu aktualisieren. Schalten Sie mit ALT+F9 die Inhaltsansicht an. Sie sehen jetzt die erste Tabelle für den aktuellen Teilnehmer. Hier mit eingeschalteter Vorschau:

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ACHTUNG! Die Tabelle kann nicht nachträglich formatiert werden. Das Aussehen wird nur im Feld DATABASE über “Tabelle AutoFormat” definiert.

Beenden Sie jetzt den Seriendruck mit “Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen | Einzelne Dokument bearbeiten: Alle”.

Morgen erkläre ich, wie man den aktuellen Teilnehmer aus der Liste herauslässt. Nur alle anderen Teilnehmer sollen aufgelistet werden.

Die Dateien zum Probieren und Nachschauen finden Sie hier.

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