Sommerakademie – Word

Am Montag habe ich Ihnen die Aufgabe gestellt, alle manuell formatierten Stellen (rot und fett) schnell mit einer Formatvorlage zu formatieren.

1. Wie legen Sie möglichst schnell eine Formatvorlage für “Rot und Fett” an? Welche Einstellung ist wichtig für diese Formatvorlage?

Klicken Sie in eines der fett-rot-formatierten Worte und rufen Sie den Dialog “Formatvorlage übernehmen” auf. Es gibt mehrere Wege:

    1. Empfehlenswert ist es, im Aufgabenbereich “Formatvorlagen” unten links das Symbol “Neue Formatvorlage” zu wählen.
      Vergeben Sie einen Namen (ich verwende “Hinweis”) und stellen Sie als Formatvorlagentyp entweder “Verknüpft (Absatz und Zeichen)” oder “Zeichen” ein. Das ist wichtig, weil die Formatvorlage ja auch für einzelne Worte gelten soll.
      Bestätigen Sie mit OK.
    2. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Wort und wählen Sie “Formatvorlagen | Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern”. Vergeben Sie auch hier zuerst einmal einen Namen und bestätigen Sie dann nicht mit OK, sondern klicken auf “Ändern”. Kontrollieren Sie, dass der Typ “Verknüpft” oder “Zeichen” verwendet wird – das macht Word in der Regel von alleine.
    3. Ebenfalls über die rechte Maustaste kann auch der Befehl “Formatvorlagen | Formatvorlagen übernehmen” verwendet werden. Auch hier: zuerst mal einen Namen vergeben. Die Schaltfläche “Erneut übernehmen” wandelt sich zu “Neu”. Ein Klick auf “Neu” legt die Formatvorlage sofort an – leider als Absatzformatvorlage. Lassen Sie den kleinen Dialog geöffnet und klicken Sie auf “Ändern”, um den Typ auf “Verknüpft” oder “Zeichen” zu ändern.
    4. Drücken Sie STRG+SHIFT+S – das ruft den Befehl “Formatvorlagen übernehmen” auf, den wir gerade über die rechte Maustaste aufgerufen haben.

Sie haben gesehen, dass die Einstellung des Formatvorlagentyps wichtig ist, wenn Formate auch für einzelne Worte oder sogar Zeichen gelten sollen. Der Typ “Absatz” formatiert immer automatisch den ganzen Absatz.

 

2. Wie können Sie schnell die bereits manuell formatierten Textstellen mit der Formatvorlage versehen?

Hierfür gibt es zwei zwei Wege:

1. Formate markieren und ersetzen

  • Der Cursor steht in einem manuell rot-fett-formatierten Wort
  • Wählen Sie “Start | Bearbeiten | Markieren | Text mit ähnlicher Formatierung markieren”
    Alle Worte werden markiert
  • Wählen Sie jetzt (während die Worte noch alle markiert sind) die Formatvorlage über den Start-Ribbon oder den Aufgabenbereich am rechten Rand

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2. Formate suchen und ersetzen

  • Der Cursor steht am Dokumentanfang
  • Wählen Sie “Start | Bearbeiten | Ersetzen”
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “Erweitern”
  • Stellen Sie den Cursor in das Feld neben “Suchen nach” und klicken Sie dann unten auf “Format | Zeichen”. Aktivieren Sie Fett und die rote Schriftfarbe.
    Stellen Sie keine Schriftart, keine Größe und auch sonst nichts ein! Bestätigen Sie mit OK.
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  • Klicken Sie in das Feld neben “Ersetzen durch” und klicken Sie dann unten auf “Format | Formatvorlage”. Markieren Sie die Formatvorlage (meine heißt “Hinweis Zchn”) und bestätigen Sie mit OK.
  • Der Dialog sieht jetzt so aus:23.08.2015_ 0003Es wird kein Text eingegeben! Starten Sie das Ersetzen mit “Alle ersetzen” – wenn Sie unsicher sind, können Sie auf “Ersetzen” klicken und damit zur nächsten Stelle springen. Dann müssen Sie immer wieder auf “Ersetzen” klicken.

Falls etwas schief gelaufen ist, weil Sie z. B. die falsche Farbe gewählt haben, können Sie ganz unten mit der Schaltfläche “Keine Formatierung” die gewählte Formatierung entfernen. Stellen Sie den Cursor in das Feld “Suchen nach”, wenn Sie die Such-Formate entfernen wollen und in das Feld neben “Ersetzen durch”, wenn Sie die Zielformate löschen wollen.

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