Quiztime – Adressliste aufbereiten Lösung

Haben Sie eine akzeptable Lösung gefunden? Es viele Wege und dieser ist nur einer von vielen. Eine andere Lösung als diese hier habe ich hier und hier im Blog vorgestellt.

Heute gehe ich so vor:

Word-Vorbereitungen

  1. Die rechte Spalte ausschneiden und unten anhängen; alle leeren Zellen löschen.

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  1. Suche nach Absatzmarke und Ersetzen durch Tabstop.

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    Wenn Sie beim “Suchen/Ersetzen” unsicher sind, lesen Sie im Lexikon mehr darüber.

  1. Umwandeln in Text mit “Tabellentools | Layout | In Text umwandeln”.
    Dabei muss die Trennung durch Absatzmarken erfolgen.

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Ergebnis ist jetzt eine Textliste, in der pro Absatz ein Datensatz vorhanden ist. Damit haben wir schon mal eine gute Ausgangsform für Excel. Excel würde jetzt die Tabulator-getrennten Einträge nebeneinander in Zellen schreiben und bei jedem Absatzzeichen eine neue Zeile beginnen.

Problematischer sind die vielen Titel. Sie können das pragmatisch von Hand löschen und hinter jedem Titel einmal die Tabulatortaste drücken. Ich habe mich für ein schrittweises Ersetzen entscheiden.

Hinweis: die Suche ist immer ohne Anführungszeichen!

  • Suche nach “Dr. “ (mit Leerschritt hinter dem Punkt) und ersetze es durch “Dr.^t”
    (ohne Leerschritt nach Dr.).
    Da es einige “Dr. Dr.” gibt, habe ich anschließend nach “Dr.^tDr.” gesucht und durch “Dr. Dr.” ersetzt.
  • Suche nach “Prof. “ und ersetze durch “Prof.^t”.
    Suche nach “Prof.^tDr.” und ersetze durch “Prof. Dr.”
  • Suche nach “Dipl.-Ing. “ und ersetze durch “Dipl.-Ing.^t”

Kann man so machen, kann man aber durchaus per Hand lösen, wenn es nicht gerade 1000 Adressen sind.
Damit bin ich in Word fertig.

Excel übernimmt

Die ganze Tabelle in Word markieren, kopieren und in Excel einfügen. Fügen Sie nach der Anrede eine neue Spalte ein – sie soll den Titel aufnehmen. Sortieren Sie die Spalte “C” (bestehend aus Titel, Vor- und Nachname); die Dipl.-Ing., Dr. und Prof. stehen jetzt im Block beieinander.

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Ziehen Sie nur diese Datensätze nach rechts. Für “Dipl.-Ing.” habe ich es schon gemacht – die anderen folgen noch. Jetzt müssen die Titel alle in Spalte B stehen und in C stehen die Namen.

Fügen Sie zwischen C und D eine neue Spalte ein, die die Aufteilung in Vor- und Nachname aufnehmen kann.

Falle

Achtung!

Das geht nur, wenn Sie immer (!) nur einen Vornamen und einen Nachnamen haben.

Wenn Sie Namen mit zwei oder drei Vornamen haben (so wie ich: Pia Andrea Barbara) oder Nachnamen, die nicht durch Bindestriche zusammengehalten werden (wie Del Grande oder Lütke Stockdiek), brauchen Sie mehr Spalten und Sie müssen später noch nacharbeiten!.

Markieren Sie Spalte mit dem Namen (in diesem Fall ist es C) und wählen Sie “Daten | Text in Spalten”. Aktivieren Sie im ersten Fenster “Getrennt”, klicken Sie auf “Weiter” und wählen im zweiten Fenster als Trennzeichen “Leerschritt”. Bestätigen Sie mit “Fertigstellen”.

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Das Gleiche mit der Spalte für PLZ Ort: Spalte markieren, “Text in Spalten” – getrennt durch einen Leerschritt. Da rechts von der Spalte PLZ Ort keine weitere Spalte folgt, müssen Sie keine leere Spalte einfügen. Wenn Ihre Adresse nach PLZ Ort noch eine Spalte für das Land haben, müssen Sie vorher eine leere Spalte hinzufügen!

Jetzt brauchen wir noch eine Überschrift und fertig sind wir.

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Fünf Minuten Nachdenken, fünf Minuten Durchführung … wenn. Und jetzt kommt das ganz große WENN.

Die Word-Liste muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit es so einfach geht.

  1. Alle Adressen sind identisch aufgebaut.
    Das heißt: eine Mischung aus privaten Anschriften und Firmenadressen geht so nicht mehr.
    Jede Adresse muss die gleiche Anzahl an Zeilen (Anrede / Name / Straße / Ort) haben.
  2. Die akademischen Titel sind überschaubar.
    Ich kann mit wenigen Suchen-Ersetzen-Operationen die Titel abfangen.
  3. Es gibt keine oder wenige Sonderfälle.
    Militär, Adel, kirchliche oder politische Ämter – das sprengt meinen Ansatz genauso wie Straße und / oder Postfach und / oder ausländische Adressen.
  4. Vor- und Nachname lassen sich eindeutig trennen.
    Mehrere Vornamen oder Nachnamen ohne Bindestriche sind ein Fall für manuelles Verschieben.

Je komplexer die Adressen aufgebaut sind und je unterschiedlicher sie sind, desto höher wird der Part “Durchführung” und “Kontrolle”. Bei sehr unterschiedlichen Adressen, die sich nicht eindeutig in ihre Bestandteile zerlegen lassen, wird der Aufwand schnell mehrere Stunden umfassen.

Manchmal ist es hilfreich, Zwischenschritte einzubauen. So hätte ich beispielsweise bereits in Word nach dem zweiten Feld die Absätze sortieren können, um das Suchen-Ersetzen immer auf ein paar markierte Adressen zu beschränken. Damit könnte ich mir das Rückwandeln von Dr.-Tabulator-Dr. sparen.

Aber für das letzte bisschen Automatisierung steckt man oft mehr Arbeit in die Planung als nötig. Die Ersparnis ist gering und der Aufwand oft äußerst hoch. Das lohnt sich nur, wenn Sie die gleichen Umwandlungen immer wieder machen müssen.

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