Sommerakademie 4: Lösung – Sich organisieren

Die erste Aufgabe drehte sich um Ordner und Dateien.

Die erste Frage war, wie Sie für das Speichern und Öffnen von Dateien den Dateipfad einstellen, den Sie besonders häufig benutzen.

Lösung: Wählen Sie “Datei | Optionen | Speichern” und geben Sie dann bei “Standardspeicherpfad” Ihren bevorzugten Speicherort ein. Das gilt für Word, Excel und PowerPoint – nicht aber für Outlook.

Die zweite Frage: Zusätzlich sollen Sie in allen drei Programmen die Ordner schnell zugänglich machen, die Sie häufig benötigen. Der Zugriff soll über “Datei | Öffnen” gehen.

20.09.2014_ 0000Lösung: Wählen Sie “Datei | Zuletzt verwendet: Zuletzt besuchte Orte” und klicken Sie auf die graue Pin-Nadel rechts neben dem Ordnernamen. Die Pin-Nadel wird blau und der Ordner wird oberhalb der Liste dauerhaft angezeigt. Brauchen Sie den Ordner nicht mehr, klicken Sie Pin-Nadel erneut an – sie wird wieder grau und der Ordner wird wieder in die Liste eingefügt.

Die dritte Frage: Das Icon für den Windows Explorer in die Taskleiste aufnehmen und dort Ihre drei besonders häufig benutzten Ordner so anhängen, dass Sie sofort darauf zugreifen können.

Lösung: Suchen Sie im Windows-Startmenü den Windows-Explorer und klicken Sie mit rechter Maustaste darauf. Wählen Sie “An Taskleiste anheften”. Klicken Sie in der Taskleiste das Explorer-Symbol mit rechter Maustaste an, um die häufig verwendeten Ordner zu sehen. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Ordner, bis rechts neben dem Ordnernamen die graue Pin-Nadel gezeigt wird – klicken Sie sie an, um den Ordner zu fixieren.

Ein anderer Weg ist, den Explorer über das Symbol in der Taskleiste zu starten und aus dem Explorer-Fenster einen Ordner mit gedrückter linker Maustaste auf das Explorer-Symbol zu ziehen. Sobald am Mauszeiger der Hinweis erscheint “Anheften an Windows-Explorer” lassen Sie die Maustaste los.

20.09.2014_ 0001Die vierte Frage befasst sich nicht mit Ordnern, sondern mit Dateien: Sie brauchen in Word eine bestimmte Datei in den nächsten Monaten fast täglich – machen Sie sich den Zugriff auf die Datei so bequem wie möglich.

Lösung: Entweder in Word über “Datei | Zuletzt verwendet” die Datei mit der Pin-Nadel anheften oder das Word-Symbol (genauso wie den Windows-Explorer) in die Taskleiste setzen und dort die Datei mit der Pin-Nadel fixieren.
Das geht genauso über die rechte Maustaste wie wir es oben für den Explorer mit Ordnern gemacht haben.
 
 
 
 
Für die zweite Aufgabe müssen Sie Erinnerungen einrichten.

Die erste Frage: Sie haben eine Mail erhalten, die Sie nicht sofort erledigen können. Die Erinnerung soll auf nächsten Montag, 13:30 Uhr gelegt werden.

20.09.2014_ 0002Lösung: Klicken Sie im Posteingang mit der rechten Maustaste auf die Fahne rechts von der Mail. Wählen Sie “Benutzerdefiniert” oder “Erinnerung hinzufügen” – beides öffnet den gleichen Dialog.
Aktivieren Sie das Kästchen “Erinnerung”, wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit.

 
Die zweite Frage: Lassen Sie sich an einen Kontakt erinnern.

Lösung: Klicken Sie den Kontakt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Erinnerung”. Oder öffnen Sie den Kontakt und wählen Sie “Kontakt | Zur Nachverfolgung”. Dann geht es weiter wie bei der Mail: “Benutzerdefiniert oder Erinnerung hinzufügen”.

Die dritte Frage: Sie wollen sich an ein Protokoll erinnern lassen. Auf das Protokoll wollen Sie aus der Erinnerung heraus schnell zugreifen können. Das Protokoll soll so versendet werden, dass die Empfänger eine Erinnerung für den 15.10. bekommen.

Lösung: Das sind mehrere Schritte. Im ersten Schritt erstellen Sie in Outlook eine Aufgabe (“Start | Neues Element | Aufgabe” oder STRG+SHIFT+T). Geben Sie einen Betreff ein und tragen Sie das Datum und die Uhrzeit für die  Erinnerung ein. Hängen Sie jetzt einen Link auf das Protokoll an: auf dem Register “Einfügen” klicken Sie auf “Datei anfügen”.

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Klappen Sie neben “Einfügen” die Auswahlliste auf und wählen Sie “Als Hyperlink einfügen”.

In die Aufgabe wird der Pfad und der Dateiname eingefügt, mit einem Klick landen Sie direkt im Originaldokument. Änderungen, die Sie oder ein anderer Bearbeiter am Protokoll vornehmen, sind immer sofort für Sie zu sehen. Wenn Sie aus der Aufgabe die Datei öffnen und speichern, wird die Datei zuverlässig am Originalort gespeichert.

Damit das Protokoll mit Erinnerung versendet werden kann, stellen Sie zuerst sicher, dass das Protokoll in seiner letzten Fassung gespeichert und geschlossen ist. Erstellen Sie eine Mail an alle und hängen mit “Einfügen | Datei anfügen” das Protokoll an. Auch hier können Sie einen Link verwenden, wenn alle Adressaten auf den Speicherort zugreifen können!

20.09.2014_ 0004Vor dem Versenden der Mail wird die Erinnerung für alle aktiviert: klicken Sie in der Mail auf “Nachricht | Nachverfolgung | Erinnerung hinzufügen”.

Sie können eine Erinnerungszeit für sich selber eintragen und eine weitere für die Empfänger.

Das war der letzte Teil der Sommeraufgaben. Ab dem 06. Oktober geht es im Blog wieder weiter mit den täglichen Tipps und Tricks. Jeweils Freitags gibt es ein Quiz oder eine Aufgabe.

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