Outlook – Archivdatei

Wird das Postfach voll und voller, kommt irgendwann der Moment des großen Aufräumens. Nur: das schnell dahingesagte “Machen Sie Ihr Postfach leer” lässt sich nicht so einfach umsetzen. Auch auf alte Mails müssen wir zurückgreifen können.

Eine Lösung für das Dilemma ist eine Outlook-Archiv-PST-Datei. Sie wird lokal oder auf einem Netzlaufwerk abgelegt und steht Ihnen am Arbeitsplatz wie das Postfach zur Verfügung. Ich zeige hier nicht die automatische Archivierung. Darüber können Sie in einem älteren Blog lesen. Heute zeige ich Ihnen eine Archiv-Datei, die Sie von Hand anlegen und füllen.

  • Klicken Sie auf “Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen”
  • Klicken Sie auf den Reiter “Datendateien”
  • Wählen Sie die Schaltfläche “Hinzufügen” und markieren Sie “Outlook Datendatei (PST)”
  • Bestätigen Sie mit OK
  • Vergeben Sie einen Namen (z. B. Archiv_2015) und bestätigen Sie mit OK

    23.04.2017_ 0000

 

Sie sehen oben in dem rot umrandeten Feld, wo Outlook die Datendatei speichert. In der Regel ist das “C:\Users\<Name>\Documents\Outlook-Dateien”. Sie können den Ordner auch wechseln und einen anderen Speicherort angeben.

Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK und zum Schluss mit “Schließen”.

Sofort wird das Archiv am unteren Rand der Ordner in Outlook angezeigt:

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Es gibt am Anfang aus dem Papierkorb und den Suchordnern keine Ordner im Archiv. Sie können wie gewohnt mit der rechten Maustaste Ordner anlegen.

So legen Sie Mails im Archiv ab:

  • Verschieben Sie Mails oder Ordner aus dem Postfach mit gedrückter linker Maustaste in das Archiv.
    Die Mails und Ordner sind dann im Postfach nicht mehr vorhanden.
  • Kopieren Sie Mails oder Ordner aus dem Postfach mit gedrückter rechter Maustaste in das Archiv, wählen Sie beim Loslassen “Kopieren”.
    Die Mails und Ordner sind dann doppelt vorhanden: einmal im Postfach und einmal im Archiv.

Wenn Ihnen das Verschieben mit der Maus zu unsicher ist, klicken Sie den Ordner im Postfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Ordner verschieben”. Markierern Sie anschließend das Archiv und bestätigen Sie mit OK:

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Um alle Mails in das Archiv zu verlagern, die älter sind als 12 Monate, gehen Sie so vor:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf “Suchordner” und wählen Sie “Neuer Suchordner”
  • Wählen Sie aus der Rubrik “Nachrichten organisieren” den Suchordner “Alte Nachrichten”
  • Klicken Sie bei “Suchordner anpassen” auf “Auswählen”

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  • Stellen Sie ein: Nachrichten, die älter sind als 12 Monate

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  • Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK

Der Suchordner wird sofort angelegt und zeigt nach einiger Verzögerung alle Mails an, die älter als 12 Monate sind. Dabei werden alle Ordner und Unterordner durchsucht. Die Mails werden im Suchordner markiert mit STRG+A und mit dem Befehl “Start | Verschieben: in anderen Ordner” in das Archiv verschoben. Dabei geht allerdings die Aufteilung nach Ordnern verloren!