Sommerakademie: Adressen von Word zu Excel

Sie haben eine Wordtabelle bekommen, in der im Etikettenformat Adressen erfasst wurden. Es sind sehr viele … stellen Sie sich einige Dutzend Seiten vor. Ich habe als Beispiel nur eine Seite erstellt. Diese Adressen sollen für Seriendrucke und Listen verwendet werden. Sie müssen also aus der Word-Tabelle eine Excel-Tabelle machen.

Die Worddatei gibt es hier.

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In möglichst wenig Schritten. Mit geringstem Zeitaufwand. Ohne jede Adresszeile einzeln zu kopieren und in Excel einzufügen. Fünf Minuten? Mehr darf es nicht brauchen.

Folgende Hürden sind zu bewältigen:

  1. Die Titel Dr. und Prof. Dr. müssen in Excel in einer eigenen Spalte stehen.
  2. Leute ohne Titel dürfen nicht mit dem Vornamen in Spalte B landen.
  3. Vor- und Nachnamen sind zwei Spalten.
  4. PLZ und Ort sind zwei Spalten.
  5. Die PLZ muss die führenden Nullen für Jena und Leipzig behalten!

Viel Spaß! Die Zeit läuft!

Auflösung am Donnerstag in diesem Blog.

Sommerakademie: Präsentation und PDF erstellen

  1. Erstellen Sie aus dem Worddokument eine Präsentation. Sie sollen die Texte nicht in die Folien kopieren, sondern automatisch aus dem Word-Dokument eine Präsentation erstellen. Achten Sie darauf, dass auch die Texte (Formatvorlage Standard) in die Folien übertragen werden! Das ist mit meinem Worddokument nicht auf Anhieb möglich.

    Antwort:
    Die Übernahme eines Worddokumentes geht aus PowerPoint heraus mit “Datei | Öffnen”. PowerPoint setzt dann alle Überschriften erster Ebene als Folientitel ein; niedrigere Überschriftsebenen werden als Texte verwendet. Texte mit “Standard” werden ignoriert und nicht übernommen.
    Es gibt zwei Möglichkeiten, Standard-Texte zu übernehmen: entweder formatiert man alles als Überschrift (was ich unschön finde) oder man weist den Standard-Texten die Gliederungsebene 2 zu. Diese Variante bevorzuge ich.
    In Word alle Texte markieren, die nicht Überschrift sind, aber dennoch übertragen werden sollen. Dann auf den Auswahlpfeil bei “Start | Absatz” klicken, um den Dialog zu öffnen und auf die Liste neben “Gliederungsebenen” aufklappen. Anstelle von “Textkörper” wählen Sie “Ebene 2”.

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    Das Worddokument speichern und schließen.
    In PowerPoint auf “Datei | Öffnen” klicken, als Dateityp “Alle Dateien” wählen und das Worddokument öffnen.

  2. Formatieren Sie die Präsentation anschließend mit einem Design Ihrer Wahl und sorgen Sie dafür, dass alle Schriften der Präsentationsvorlag entsprechen.

    Antwort:
    Das Design weisen Sie über “Entwurf” zu. Damit werden Farben und Schmuckelemente eingerichtet, aber die Schriftart wird nicht angepasst. Markieren Sie alle Folien im linken Übersichtsbereich mit STRG+A (einmal links auf eine Folie klicken und dann STRG+A) und klicken Sie auf “Start | Zurücksetzen”. Jetzt stimmen auch die Schriften.

  3. Erstellen Sie zwei PDFs im Notizenseitenformat – dabei nimmt die Folie nur die halbe A4-Seite ein, der Rest der Seite ist frei für Notizen.
    Beginner: Folien 1 – 5, 10, 11, 15, 16
    Aufbau: Folien 1, 2, 6 – 9, 12 – 16
    Verwenden Sie das Office-interne PDF!

    Antwort:
    Sie brauchen dazu zwei zielgruppenorientierte Präsentationen: eine für die Beginner- und eine für die Aufbau-Folien.
    Klicken Sie auf “Bildschirmpräsentation | Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation” und dann auf den einzigen Befehle, den es in diesem Punkt gibt: Zielgruppenorientierte Präsentationen”. Fragen Sie mich jetzt nicht, warum es einen Unterpunkt gibt, wenn es sonst nix zu wählen gibt …
    Klicken Sie auf “Neu” und vergeben Sie als Namen “Beginner”. Markieren Sie die Folien 1 bis 5 sowie 10, 11, 15 und 16. Klicken Sie in der Mitte auf “Hinzufügen”. Bestätigen Sie mit OK.
    Klicken Sie erneut auf “Neu”, nennen Sie die Zusammenstellung “Aufbau” und fügen Sie die Folien 1,2, 6 bis 9 sowie 12 bis 16 hinzu. Bestätigen Sie auch hier mit OK.
    Schließen Sie den Dialog.

    Wählen Sie “Datei | Exportieren | PDF/XPS-Dokument erstellen”. Vergeben Sie als Dateinamen “Beginner.pdf” und klicken Sie auf “Optionen”. Der Bereich ist die “Zielgruppenorientierte Präsentation: Beginner”. In der Auswahl bei “Was veröffentlichen” wählen Sie “Notizenseiten”.

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    Bestätigen Sie alles mit OK. Für das PDF “Aufbau” gehen Sie genauso vor – nur als “Zielgruppenorientierte Präsentation” wählen Sie “Aufbau”.

Sommerakademie: Präsentation und PDF erstellen

Aus einem Worddokument soll eine Präsentation erstellt werden, jede Überschrift wird eine neue Folie und die Überschrift soll die Folienüberschrift werden. Texte sollen als Text in die Folie geschrieben werden. Anschließend sollen aus der Präsentation zwei PDFs erstellt werden.

Das Worddokument können Sie sich hier herunterladen.

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Der Reihe nach:

  1. Erstellen Sie aus dem Worddokument eine Präsentation. Sie sollen die Texte nicht in die Folien kopieren, sondern automatisch aus dem Word-Dokument eine Präsentation erstellen. Achten Sie darauf, dass auch die Texte (Formatvorlage Standard) in die Folien übertragen werden! Das ist mit meinem Worddokument nicht auf Anhieb möglich.
    Da das ein bisschen tricky ist, gebe ich einen Denkanstoß: PowerPoint nimmt Überschriften der ersten Ebene als Folientitel in die Folien. Das Charakteristische an Überschriften ist eine Zuordnung zu Gliederungsebenen.
  2. Formatieren Sie die Präsentation anschließend mit einem Design Ihrer Wahl und sorgen Sie dafür, dass alle Schriften der Präsentationsvorlag entsprechen.
  3. Erstellen Sie zwei PDFs im Notizenseitenformat – dabei nimmt die Folie nur die halbe A4-Seite ein, der Rest der Seite ist frei für Notizen.
    Beginner: Folien 1 – 5, 10, 11, 15, 16
    Aufbau: Folien 1, 2, 6 – 9, 12 – 16
    Verwenden Sie das Office-interne PDF!