Word – Seriendruck für jeden nur einmal

In einer Liste kommen manche Namen zweimal oder dreimal vor. Diese Personen haben mehrere Seminare betreut, sie können also nicht aus der Liste gelöscht werden. Ein Seriendruck soll jetzt so gestaltet werden, dass jeder nur einen Brief bekommt – egal, wie oft sein Name auftaucht.  Die Liste beinhaltet den Namen sowie die Adresse und Angaben zum Seminar. Mit dieser Liste muss also gearbeitet werden, der Aufwand soll sich auch in Grenzen halten. Wir haben das mit einer Formel in Excel und einem Filter in Word gelöst.

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Nur über die Nachnamen ließ sich keine Eindeutigkeit herstellen, weil es zum Beispiel einen Jan Nowak und eine Zuzanna Nowak gibt. Um eindeutige Namen zu erhalten, haben wir deswegen in Spalte C aus A2 und B2 einen kompletten Namen gebildet. Alternativ könnte man eine andere Spalte wie die Mailanschrift verwenden.
Die Formel in C2 lautet:

=A2&”, “&B2

Nach Spalte C wird die Tabelle sortiert, so dass die gleichen Namen aufeinanderfolgen. Jetzt wird eine Spalte eingefügt, die ein “x” als Kennzeichen erhält, wenn diese Zeile im Word-Seriendruck verwendet werden soll. Taucht ein Name dreimal hintereinander auf, darf nur eine Zeile Verwendung finden.

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In Spalte D steht folgende Formel in D2:

=WENN(C2<>C3;”x”;””)

Verglichen wird der Wert in C2 mit der darunter liegenden Zelle C3; ist der Wert nicht gleich (<> steht für Ungleich), dann wird ein “x” geschrieben. Ist der Wert identisch, bleibt die Zelle in Spalte D leer. Ein “x” erscheint also immer, wenn der Name wechselt.

Wichtig ist deswegen, dass die Tabelle nach Spalte C sortiert ist!

Diese Tabelle – ordentlich sortiert nach Spalte C und mit “x” in Spalte D – ist jetzt die Basis für den Seriendruck.

In Word wird der Brief als Seriendruck gestartet

  • Sendungen | Seriendruck starten: Brief
  • Dann wird die Tabelle dem Serienbrief zugewiesen mit “Sendungen | Empfänger auswählen: Vorhandene Liste verwenden”
  • Die Seriendruckfelder werden im Brief platziert (Seriendruckfeld einfügen)
  • und zum Schluss wird auf die Einträge reduziert, die ein “x”  haben: “Sendungen | Empfängerliste bearbeiten”.
    Klicken Sie in der Spalte “Seriendruck” auf den Auswahlpfeil und wählen Sie im Filter den Eintrag “x”

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Jetzt werden in der Liste der Adresse nur noch die Zeilen gezeigt, die mit dem “x” in Excel markiert wurden – und somit bekommt jeder seinen Brief nur einmal.

Outlook – Schnelle Wege

Outlook ist mit Sicherheit das Programm, das die meisten Anwender den ganzen Tag geöffnet haben. Es ist sinnvoll und sehr zeitsparend, wenn Sie sich ein paar Tastenkürzel merken.

Allgemeine Tastenkürzel:

Neue E-Mail

Strg + Umschalt + M

E-Mail beantworten

Strg + R

E-Mail weiterleiten

Strg + F

Gehe zu Posteingang

Strg + 1

Ausgewähltes Element löschen
Endgültig Löschen (ohne Papierkorb)

Strg + D
STRG+SHIFT+D

Suchen

Strg + E oder Strg + Umschalt + E

Kalender

Gehe zu Kalender (wenn Kalender an zweiter Stelle in der Ordneransicht steht)

Strg + 2

Neuer Termin

Strg + Umschalt + A

Tagesansicht

Alt + 1
Alt + 2, Alt + 3 bis Alt+10 für 2 bis 10 Tage

Wochenansicht

Alt + – (Bindestrich)

Monatsansicht

Alt + Umschalt + 0 (Null)

Gehe zu Datum

Strg +G

Kontakte

Neuer Kontakt

Strg + Umschalt + C

Kontakt weiterleiten

Strg + F

Neue Verteilerliste

Strg + Umschalt + L

Aufgaben

Neue Aufgabe

Strg + Umschalt + T bzw.
ab Outlook 2013 Strg+Umschalt+K

Word – Spalten markieren

Aus einer tabulatorgetrennte Liste soll eine mittlere Spalte gelöscht werden.

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Dabei hilft die Blockmarkierung mit gedrückter ALT-Taste. Drücken und halten Sie die ALT-Taste, beginnen Sie dann mit gedrückter linker Maustaste die Markierung.

 

Wichtig ist, dass Sie zuerst die ALT und dann erst die linke Maustaste drücken.

Das eignet sich auch, wenn am Beginn mehrerer Absätze manuelle Aufzählungszeichen oder Nummerierungen stehen. Solange die Zeichen separat stehen, lassen sie sich wunderbar mit der Blockmarkierung vernichten.

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Es bleibt die Absatzeinrückung übrig, die für alle Absätze auf einmal korrigiert werden kann: Alle Absätze markieren, dann STRG+SHIFT+T drücken. Damit sind alle Absätze ohne Einrückung.